Automação Robótica de Processos (RPA): o que é, como funciona e exemplos

A RPA (Robotic Process Automation) é uma tecnologia que tem ganhado espaço crescente em um contexto de transformação digital e automação de processos empresariais. 

Com as organizações precisando de mais agilidade e eficiência operacional para focar no core business, a RPA se consolida como uma aliada que libera os colaboradores para se dedicarem a tarefas mais complexas e estratégicas.

Este artigo é um guia abrangente que explora o conceito de RPA, seu funcionamento, diferenças em relação a outras tecnologias, objetivos, benefícios e exemplos práticos. Boa leitura!

O que é RPA (Robotic Process Automation)?

RPA (Automação Robótica de Processo) é uma tecnologia baseada em robôs de software que automatizam tarefas repetitivas e de alto volume. Configurável e adaptável, a RPA segue regras predefinidas.

O conceito de “robótica” em RPA não se refere a robôs físicos, mas a softwares (bots) que operam em um ambiente virtual e emulam ações humanas, executando processos de maneira eficaz, eficiente e precisa.

O objetivo da RPA é que esses robôs assumam tarefas operacionais e administrativas, permitindo que os colaboradores foquem em atividades de maior valor para o negócio.

Qual é a diferença entre RPA assistida e não assistida?

Enquanto a RPA assistida precisa da colaboração entre bots e humanos para acontecer, a não assistida acontece de forma autônoma. Entenda:

RPA assistida

Também chamada de automação assistida, essa modalidade de RPA exige a colaboração entre um humano e o robô de software. 

Nesse caso, os funcionários da empresa acionam o bot quando quiserem usá-lo. Ele funciona como um assistente, interagindo com o humano de acordo com as demandas.

RPA não assistida

Por outro lado, os bots não assistidos são habilitados para realizar a automação de processos 360º, sem a necessidade constante de intervenção e interação humana. 

Eles funcionam de acordo com um conjunto de regras predefinidas, sendo acionados a partir de determinados gatilhos no fluxo dos processos.

Exemplos de uso da RPA no ambiente empresarial

Com a capacidade de se integrar facilmente a sistemas existentes, a RPA se tornou uma ferramenta vital para diversas indústrias e setores.

Além de tarefas genéricas como fazer cálculos, copiar e colar informações, extrair dados da internet e fazer login em programas, os bots de RPA realizam funções específicas, como:

• Financeiro: conciliação de cartões e contas, processamento de transações e gestão de dados de clientes. Isso agiliza operações rotineiras e melhora a precisão dos dados financeiros;
• Recursos humanos: recrutamento e seleção, da triagem de currículos ao agendamento de entrevistas. Assim, os profissionais de RH podem se concentrar na avaliação qualitativa dos candidatos, melhorando a assertividade da contratação;
• Atendimento ao cliente: gestão de solicitações de serviço, processamento de pedidos e atualização de informações de clientes em vários sistemas. O resultado são respostas mais rápidas e consistentes, melhorando a experiência do usuário;
• Logística: processamento de pedidos, gestão de estoques, geração de etiquetas de envio, rastreamento de remessas, agendamento de entregas, processamento de reclamações de clientes, entre outras tarefas.

Como a RPA funciona?

A base do funcionamento da Automação Robótica de Processos está na imitação das ações humanas por meio de robôs de software, que são programados para executar comandos específicos.

Os bots atuam na interface dos sistemas, comportando-se de forma similar a um humano. Isso significa que a RPA costuma ser aplicada no front-end dos códigos, sem alterar o back-end.

Dessa forma, as ferramentas de RPA devem ter recursos low-code (com pouco código) para a criação de scripts de automação.

Além disso, a mediação humana não costuma ser necessária, já que os bots são capazes de realizar a extração e entrada de dados.

Independente, escalável e pouco intrusiva, a Automação Robótica de Processos se adapta bem aos sistemas já utilizados na empresa.

Diferenças entre RPA, IA e Machine Learning

Embora RPA, Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning sejam frequentemente mencionados no mesmo contexto, é importante entender suas diferenças. 

• RPA é uma tecnologia projetada para automatizar tarefas repetitivas de acordo com regras predefinidas. Ou seja, a RPA apenas replica ações determinadas e controladas por humanos; 
• A IA é o campo da ciência da computação que visa criar sistemas capazes de realizar tarefas que normalmente exigiriam inteligência humana, como percepção visual e processamento de linguagem natural;
• Machine Learning ou Aprendizado de máquina é um subcampo da IA. Como o nome diz, essa tecnologia permite que os computadores aprendam a partir de dados e melhorem constantemente suas performances em tarefas específicas. 

Em resumo, a IA busca simular a inteligência humana e usa o Machine Learning para identificar padrões e aprender continuamente, enquanto a RPA só segue os processos definidos por um humano.

No entanto, as três tecnologias são complementares e se potencializam muito. Os bots de RPA coletam dados que podem ser usados para treinar modelos de IA. Por outro lado, a Inteligência Artificial ajuda a RPA a automatizar tarefas mais complexas. 

Benefícios da RPA (Automação Robótica de Processos)

A adoção da Automação Robótica de Processos transforma o ambiente empresarial, permitindo uma automação em escala sem precedentes. Confira os principais benefícios:

Eficiência operacional

Com os bots de RPA, é possível acelerar e otimizar tarefas repetitivas. Além de poupar tempo, isso significa redução de erros e, portanto, mais confiabilidade e precisão.

Adaptabilidade

Por ser um software configurável, a RPA pode ser facilmente aumentada ou diminuída de acordo com as necessidades da empresa.

Aumento da produtividade e engajamento

Ao automatizar tarefas rotineiras, as empresas podem realocar seus recursos humanos para atividades de maior valor. 

Isso resulta em um aumento da produtividade e do engajamento das equipes, com a vantagem adicional de reduzir significativamente a incidência de erros humanos.

Redução de custos

Ao eliminar a necessidade de intervenção humana em tarefas repetitivas, a RPA permite às empresas economizar em custos laborais. 

Adicionalmente, a implementação de RPA pode ser realizada de forma relativamente rápida e sem a necessidade de alterações profundas nos sistemas de TI existentes, o que minimiza os custos de integração.

Experiência do cliente

Outro benefício da RPA é melhorar a experiência do cliente ao garantir consistência e precisão na execução de processos que afetam diretamente o consumidor final. 

Com processos mais rápidos e sem erros, as empresas podem oferecer um serviço de maior qualidade, aumentando a satisfação e fidelidade do cliente.

Como implementar a RPA em uma empresa

A implementação bem-sucedida da Automação Robótica de Processos em uma empresa requer um planejamento cuidadoso e uma abordagem estratégica. Confira o passo a passo:

1. Identificação das necessidades

O primeiro passo é mapear quais processos e tarefas serão automatizados, identificando todas as etapas e ações necessárias. 

Isso começa com a análise dos processos empresariais para identificar quais tarefas são repetitivas, manuais e baseadas em regras. São essas tarefas que a RPA pode automatizar.

Uma vez identificados, é crucial mapear detalhadamente cada processo, entendendo todas as etapas envolvidas e os dados necessários para sua execução.

2. Avaliar as opções do mercado

Existem muitas opções de tecnologia RPA, portanto é necessário se atentar a alguns fatores na hora de escolher uma para a sua empresa.

Em primeiro lugar, entenda se ela é compatível com os sistemas existentes.

Ela precisa ser fácil de usar, para que os colaboradores consigam criar e utilizar os bots sem grandes problemas. A rapidez também é um ponto a ser observado, já que criar e testar novas automações precisa ser um processo ágil.

Também é necessário optar por uma solução de RPA escalonável e adaptável, garantindo que ela acompanhará as necessidades da empresa. E, considerando que inúmeras tarefas serão automatizadas,a confiabilidade também é um fator decisivo.

Para ser ainda mais útil para o negócio, a RPA deve ser habilitada para coletar dados que possibilitem os líderes a tomar decisões estratégicas e inteligentes.

3. Configurações, treinamentos e testes

Após a seleção da ferramenta, a fase de implementação pode começar, envolvendo a configuração dos robôs, testes e ajustes finais.

Os robôs são configurados para replicar essas ações, interagindo com sistemas e aplicativos, coletando dados, preenchendo formulários, gerando relatórios e executando outras tarefas sem a necessidade de intervenção humana.

Para garantir o sucesso a longo prazo, é essencial investir no desenvolvimento da equipe. Isso inclui o treinamento técnico sobre como operar e manter o sistema de RPA, bem como as melhores práticas e a importância da automação para a estratégia geral da empresa.

4. Implementação e monitoramento

Os robôs são oficialmente implantados nos sistemas da empresa e monitorados para garantir que estejam funcionando corretamente e entregando os resultados esperados.

Mesmo após a conclusão da implementação, é necessário continuar mapeando as oportunidades de melhoria para garantir o sucesso da automação de processos.

A flexibilidade da RPA permite sua aplicação em uma vasta gama de processos empresariais, desde simples tarefas de entrada de dados até operações complexas que exigem a integração entre diferentes sistemas e plataformas. 

Essa capacidade de adaptação faz da RPA uma ferramenta indispensável para empresas que buscam eficiência operacional e vantagem competitiva.

RPA nas soluções da SAP

A SAP oferece um amplo leque de plataformas que podem ser integradas com bots de RPA, potencializando ainda mais a automação de processos empresariais e facilitando a adoção tecnológica. 

Com total integração e sintonia com a tecnologia de RPA, o ecossistema da SAP engloba plataformas como o ERP SAP Business One, o SAP BTP e o SAP Analytics Cloud.

Com tal integração, as empresas podem automatizar tarefas que envolvem a manipulação de dados em sistemas ERP, CRM e outros aplicativos, otimizando operações e melhorando a eficiência.

Além disso, a SAP oferece recursos específicos de RPA, como o SAP Build Process Automation, que está embutido no SAP BTP.

A combinação da RPA com as soluções da SAP cria um ambiente de automação poderoso, capaz de transformar radicalmente a forma como as empresas operam. 

Com a capacidade de integrar facilmente a RPA em sistemas existentes, as empresas podem alcançar um nível de eficiência e produtividade sem precedentes, garantindo uma vantagem competitiva sustentável no mercado.

À medida que o mundo corporativo continua a evoluir, a RPA será, sem dúvida, uma componente chave na definição do futuro da automação empresarial.

Agora que você já sabe o que é e como funciona a Automação Robótica de Processos (RPA), por que não considerar a implementação para resolver os desafios da sua empresa? 

Se surgir alguma dúvida, nossa equipe de especialistas está à disposição para ajudar. Entre em contato!