A integração entre vExpenses e SAP Business One tem como objetivo automatizar o fluxo de pagamentos dos relatórios de despesas aprovados no vExpenses através da criação das despesas como documentos a pagar no SAP B1.
- Quando o pagamento é efetuado no SAP B1, o relatório de despesas no vExpenses é alterado para PAGO com a data do pagamento.
Premissas
- Token para API do vExpenses
- Revisão do cadastro de colaboradores do vExpenses com o preenchimento do campo CPF;
- Através do campo CPF é feito o vinculo com o cadastro de colaboradores do SAP B1;
- Revisão dos relatórios aprovados e pendentes de pagamento do vExpenses
- Os relatórios já pagos devem ser baixados para não ocorrer duplicidade de pagamento
Comportamento no VEXPENSES
Após o colaborador enviar o relatório de despesas para aprovação e o mesmo for aprovado pelo fluxo de aprovação, o relatório ficará disponível para integração.
Serão integradas apenas despesas do tipo ‘reembolsáveis’ e que não tenham sido integradas anteriormente.
Quando o relatório for pago (via SAP B1), a integração irá retornar ao vExpenses a data de pagamento e o status PAGO.
Comportamento no SAP B1
Quando o relatório de despesas for aprovado no vExpenses, o serviço de integração irá automaticamente (a cada 10 minutos) importar para o SAP B1 os relatórios de despesas ainda não integrados.
Os relatórios de despesas a pagar importados ficarão disponíveis para serem consultados na consulta:
Consultas -> Consultas de usuário -> Geral -> [ALFA] Despesas em aberto
Essa consulta exibe os relatórios de despesas a pagar que foram importados e que ainda estão como esboço de pedido de compra.
A partir desse momento, o usuário deve acessar o documento gerado (clicando na seta amarela do campo Nº Interno), revisar as informações do documento e após todas as informações serem conferidas deve-se incluir o documento.
- Campo Fornecedor
- É localizado através do vinculo do CPF do colaborador no vExpenses e o CPF do colaborador no SAP B1;
- Quando localizado o colaborador no SAP B1, utiliza o campo de usuário [ALFA] Fornecedor
- Quando não localizado o colaborador, utiliza o campo DEFAULT_BP da tabela de configuração da integração.
- Campo Filial
- Utiliza o campo DEFAULT_BRANCH da tabela de configuração da integração
- Campo Item
- É localizado através do mapeamento do cadastro feito no formulário [ALFA] Tipos de despesas que serve para relacionar os tipos de despesas do vExpenses e o cadastro de itens no SAP B1.
- Quando localizado no mapeamento, para cada despesa é utilizado o Item correspondente.
- Quando não localizado no mapeamento, utiliza o campo DEFAULT_ITEM da tabela de configuração da integração.
É desejável que caso ocorra falta de mapeamento dos campos de fornecedor e item os mesmos sejam incluídos no mapeamento para que nas futuras integrações já seja preenchido de maneira correta e automática.
Através do campo Observação Despesa é possível ver um resumo do relatório de despesas, com informações como:
- Número, título e data do relatório de despesas do vExpenses
- Nome e CPF do colaborador
- Lista de despesas, data e valor
- Link para acessar o relatório em PDF no site do vExpenses
Após a inclusão do documento, ele sai da lista de despesas em aberto e fica apenas aguardando o pagamento.
O fluxo de pagamento proposto é o seguinte:
- Despesa em aberto (Esboço de pedido de compra)
- Esboço é efetivado em pedido de compra
- Pedido de compra é transformado em nota fiscal de entrada
- Baixa da nota fiscal de entrada através do contas a pagar
Mapeamento de tipos de despesas x Item
Acessível atráves do caminho: Ferramentas -> Formulários padrão -> ALFA – Tipos de despesas
Todos os tipos de despesas cadastrados no vExpenses serão importados para essa tabela de mapeamento onde devem ser feitos os relacionamentos entre o tipo de despesa e o código do item de despesa no SAP B1.
Configuração da integração de despesas
Acessível através do caminho: Ferramentas -> Formulários padrão -> ALFA – Configuração da integração de despesas
- DEFAULT_BP
- Código do fornecedor padrão para casos em que o fornecedor não é encontrado através do CPF do colaborador
- DEFAULT_BRANCH
- ID da filial que deve ser gerado o documento de despesas
- DEFAULT_DUEDAY
- Dia de vencimento no mês ou no mês subsequente caso já tenha passado o dia.
- DEFAULT_ITEM
- Código do item padrão para casos em que a despesa não esteja mapeada contra um Item do SAP B1
- TOKEN
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