A integração entre vExpenses e SAP Business One tem como objetivo automatizar o fluxo de pagamentos dos relatórios de despesas aprovados no vExpenses através da criação das despesas como documentos a pagar no SAP B1.

Integração vExpenses e SAP Business One

Premissas

Comportamento no VEXPENSES

Após o colaborador enviar o relatório de despesas para aprovação e o mesmo for aprovado pelo fluxo de aprovação, o relatório ficará disponível para integração.

Serão integradas apenas despesas do tipo ‘reembolsáveis’ e que não tenham sido integradas anteriormente.

Quando o relatório for pago (via SAP B1), a integração irá retornar ao vExpenses a data de pagamento e o status PAGO.

Comportamento no SAP B1

Quando o relatório de despesas for aprovado no vExpenses, o serviço de integração irá automaticamente (a cada 10 minutos) importar para o SAP B1 os relatórios de despesas ainda não integrados.

Os relatórios de despesas a pagar importados ficarão disponíveis para serem consultados na consulta:

Consultas -> Consultas de usuário -> Geral -> [ALFA] Despesas em aberto

Consultas -> Consultas de usuário -> Geral -> [ALFA] Despesas em aberto

Essa consulta exibe os relatórios de despesas a pagar que foram importados e que ainda estão como esboço de pedido de compra.

A partir desse momento, o usuário deve acessar o documento gerado (clicando na seta amarela do campo Nº Interno), revisar as informações do documento e após todas as informações serem conferidas deve-se incluir o documento.

esboço de pedido de compra

É desejável que caso ocorra falta de mapeamento dos campos de fornecedor e item os mesmos sejam incluídos no mapeamento para que nas futuras integrações já seja preenchido de maneira correta e automática.

Através do campo Observação Despesa é possível ver um resumo do relatório de despesas, com informações como:

Após a inclusão do documento, ele sai da lista de despesas em aberto e fica apenas aguardando o pagamento.

O fluxo de pagamento proposto é o seguinte:

Mapeamento de tipos de despesas x Item

Acessível atráves do caminho: Ferramentas -> Formulários padrão -> ALFA – Tipos de despesas

Todos os tipos de despesas cadastrados no vExpenses serão importados para essa tabela de mapeamento onde devem ser feitos os relacionamentos entre o tipo de despesa e o código do item de despesa no SAP B1.

mapeamento dos tipos de despesas x item

Configuração da integração de despesas

Acessível através do caminho: Ferramentas -> Formulários padrão -> ALFA – Configuração da integração de despesas

configuração da integração de despesas

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