WMS: o que é, como funciona e quais as vantagens

Manter a eficiência operacional das empresas e agilizar a entrega de produtos ou serviços é responsabilidade de uma boa logística. É aqui que entra o WMS, que é, resumidamente, um software que otimiza o gerenciamento de armazéns nos negócios.

Nos últimos anos, o mercado viu aumentar a exigência pela entrega rápida de produtos. Essa pressão recai, consequentemente, no setor logístico e de administração de depósitos, que precisa adotar processos cada vez mais rápidos e inteligentes.

Neste conteúdo, te mostramos como o WMS pode ajudar sua empresa de distribuição e/ou logística a ter um alto desempenho, ao mesmo tempo em que reduz custos e realiza entregas mais rápidas. Acompanhe!

O que é WMS?

WMS é a sigla para Warehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazém, em português. Esse software ajuda a monitorar o controle de estoque em tempo real, aumentando a eficiência da gestão logística.

Com recursos de automação e processos integrados, o WMS controla as atividades diárias de armazenamento e entrega de produtos de um negócio. Ele mostra o percurso de cada mercadoria, etapa por etapa.

Sendo assim, o WMS tem como função primordial agilizar o planejamento do fluxo logístico, seja de produtos ou serviços, de maneira que erros resultantes de trabalhos manuais sejam evitados.

Outras funções são:

• Controle de segurança de mercadorias;
• Integração com ERPs de logística;
• Geração automatizada de relatórios;
• Transferência entre estoques;
• Integração das demais áreas da empresa, além do estoque.

Quais são os benefícios do sistema WMS?

Automatizar processos por meio de implementações tecnológicas é essencial para empresas que desejam se manter competitivas no mercado atual. Conheça os principais benefícios do sistema WMS:

• Redução do estoque: o sistema ajuda a manter apenas a quantidade mínima necessária de mercadorias, otimizando o espaço e promovendo um trabalho mais planejado;
• Operação mais ágil: processos mais eficientes garantem maior precisão e sincronia entre as equipes;
• Diminuição de custos: ao prevenir perdas e furtos, além de contar com equipes mais enxutas, os custos são reduzidos;
• Planejamento mais preciso: com a previsão de demandas e a identificação das necessidades de compra ou venda de mercadorias, o planejamento se torna mais assertivo;
• Prevenção de falhas e divergências: movimentações estratégicas do espaço e dos processos ajudam a evitar erros e problemas.

Como funciona um sistema WMS?

Uma empresa que usa um Sistema de Gerenciamento de Armazém tem acesso instantâneo aos dados sobre o uso das prateleiras e a quantidade de produtos. Esses dados são coletados usando tecnologias como RFID, códigos de barras ou QR Codes, que identificam os produtos e as áreas de armazenamento.

Cada vez que um produto é colocado ou retirado, os trabalhadores usam dispositivos que leem essas tecnologias e atualizam o sistema em tempo real usando WiFi ou redes móveis.

Isso mantém o sistema WMS sempre atualizado e gera relatórios precisos sobre o estado do estoque, classificando conforme necessário.

Além disso, o sistema permite que a equipe identifique espaços vazios nas prateleiras, facilitando a organização do armazenamento. Quando um produto é vendido, o sistema indica automaticamente de onde ele deve ser retirado.

Alguns sistemas ainda têm uma etapa adicional de atualização: eles registram quando o produto chega ao destinatário, completando todo o ciclo de venda.

Para isso acontecer de maneira facilitada, existem três principais tipos de WMS:

• Implementação interna: diretamente integrado ao sistema da empresa. Requer investimento mais substancial e custos adicionais para atualizações frequentes;
• Nuvem: custo inicial menor e escalabilidade para acompanhar o crescimento da empresa;
• Integrado: desenvolvido com módulos conectados ao ERP da empresa, assegurando integração com diferentes áreas do negócio.

Como o sistema warehouse atua nos processos logísticos?

Agora que você já sabe como funciona um sistema WMS, vamos entender como ele pode ser utilizado no dia a dia de uma empresa logística para automatizar e facilitar alguns processos.

A implementação dessa tecnologia impacta da seguinte forma nas operações:

1. Recebimento

O sistema WMS verifica todas as mercadorias assim que chegam ao depósito, o que ajuda a controlar o estoque e:

• Reduz o tempo de espera das transportadoras;
• Gerencia a movimentação no pátio, com a entrada e saída de veículos;
• Registra as mercadorias recebidas e características;
• Automatiza a conferência de produtos;
• Gera etiquetas com informações sobre as mercadorias.

2. Armazenamento

O sistema WMS ajuda a organizar os espaços de forma mais eficiente e indica onde cada produto deve ser guardado para:

• Definir e controlar a localização das mercadorias no espaço;
• Controlar os espaços preenchidos e os vagos;
• Alertar sobre a necessidade de novas compras para compor estoque.

3. Picking

O sistema WMS diz onde cada item está e guarda os produtos para o envio conforme disponibilidade, uma vez que o picking serve para separar os produtos para envio.

Isso pode acontecer de duas formas:

• Ao integrar um sistema ERP;
• Classificando e separando as mercadorias a partir do código da etiqueta RFID.

4. Produção

Quando o WMS avisa sobre a disponibilidade ou falta de certos insumos, ele ajuda as equipes a se planejarem para evitar interrupções na produção ao:

• Rastrear e controlar as matérias-primas de fabricação e suprimento;
• Definir os postos de trabalho e medir o desempenho.

5. Expedição

O WMS oferece relatórios sobre os itens disponíveis no estoque, facilitando a separação rápida e eficiente desses itens para envio aos clientes, como:

• NFs;
• Etiquetas RFID;
• Saída e a devolução de produtos;
• Separação de mercadorias de acordo com a região em comum dos destinatários.

6. Gerenciamento

O WMS ajuda a gerenciar estoques ao:

• Controlar a entrada e saída de mercadorias;
• Localizar todos os itens e fornecer informações importantes para tomar decisões estratégicas em diferentes áreas da empresa;
• Alertar sobre a necessidade de reposição de matérias-primas ou produtos.

Por que usar o WMS em uma empresa?

Ao implementar um software de gerenciamento de estoque, as empresas obtêm acesso a uma série de funcionalidades que simplificam diversas demandas, facilitando não apenas a escalabilidade e a automação de processos, mas também a visibilidade das informações.

Abaixo você confere algumas vantagens de usar um sistema WMS na sua empresa:

Otimização na gestão de estoque

A gestão de estoques é a principal característica de um WMS. Com o sistema, é possível visualizar os níveis de estoque em tempo real e decidir sobre a reposição necessária.

Um WMS oferece maior agilidade e capacidade de adaptação às demandas, além de permitir o monitoramento dos movimentos de estoque para acompanhar a localização de cada item no depósito.

Considerando que tanto a escassez quanto o excesso de estoque podem afetar negativamente os resultados, um bom WMS calcula o lead time, avalia a capacidade do fornecedor e considera os orçamentos para apresentar sugestões inteligentes.

Visibilidade de processos

As automações proporcionadas por um sistema WMS oferecem uma visibilidade aprimorada de todos os processos relacionados à armazenagem e ao estoque, possibilitando novos insights e estratégias para melhoria contínua.

O software WMS fornece dados em tempo real sobre o inventário por meio de códigos de barras, números de série e etiquetas RFID. Esses métodos permitem o rastreamento de cada item que entra no depósito.

Essa visibilidade é indispensável para criar previsões de demanda, que oferecem insights sobre quais produtos são mais populares entre os clientes em diferentes épocas do ano.

Com os dados fornecidos pelo WMS, os gestores têm informações para decidir em quais produtos investir e quais podem estar perdendo espaço no mercado.

Redução de custos

Ao simplificar e automatizar processos, melhorar o gerenciamento de estoque e reduzir o risco de erro humano, um sistema WMS pode ajudar a diminuir custos e aumentar a lucratividade.

Com processos mais simples e facilitados pela tecnologia, você libera tempo e recursos dos profissionais para se concentrarem em outros aspectos essenciais do negócio, permitindo maximizar o retorno do investimento.

Aprimoramento no controle de inventário

O gerenciamento de estoque também contribui para o controle do inventário. Isso ocorre porque, com o auxílio do software, os profissionais podem contabilizar com mais facilidade todos os produtos disponíveis, aqueles que já foram vendidos, os que estão sendo recebidos e como isso influencia positivamente na compra final.

Melhoria na experiência do cliente

A maior transparência e agilidade dos processos também beneficiam o cliente, promovendo uma experiência positiva durante a jornada de compra e, consequentemente, com a marca como um todo.

Durante a compra, o sistema WMS oferece a funcionalidade de consultar a disponibilidade de produtos com informações de estoque em tempo real.

Um bom WMS possibilita localizar e transportar itens rapidamente para os consumidores, aprimorando a experiência de compra com eficiência e uma comunicação clara e amigável.

Melhora no desempenho e na produtividade

Um software WMS oferece diversas ferramentas de otimização e automação de processos que aceleram inúmeras demandas e aumentam a produtividade.

Por meio de atualizações regulares, os fornecedores de software de gerenciamento de armazém introduzem regularmente novos recursos para refletir as melhores práticas do setor.

Isso permite que as organizações acompanhem as últimas novidades e melhorem constantemente seus processos com base nessas inovações.

Integração entre equipes

Um sistema WMS também facilita a conexão entre profissionais, processos e setores, integrando colaboradores de diferentes áreas de uma empresa, como financeiro, comercial, marketing, tecnologia, entre outros.

Com o uso de um bom WMS, as equipes passam a ter uma comunicação mais eficiente e trabalham mais unidas em direção a um objetivo comum.

Como escolher um sistema WMS que se adeque à empresa?

A decisão de adotar um WMS não deve ser tomada de forma impulsiva ou pouco planejada. Um sistema WMS inadequado, que não atenda às necessidades específicas da empresa, pode ser tão prejudicial quanto fazer tudo no papel.

Abaixo, listamos 4 pontos a serem observados na hora de escolher um fornecedor e sistema WMS:

1. Saiba exatamente do que sua empresa precisa

Para avaliar as opções de fornecedores de WMS, é essencial compreender profundamente as necessidades específicas do seu negócio.

Por exemplo, se você está no ramo do e-commerce e identificou que as entregas estão ocorrendo de forma lenta, é fundamental investigar as razões por trás desse problema antes de investir em um software de gestão.

2. Avalie a experiência da empresa

Tente conhecer o histórico da empresa, suas referências, número de projetos implementados e cases de sucesso. Busque informações sobre o tempo de atuação no mercado, prêmios e certificações, clientes atendidos e os resultados alcançados por eles.

Se possível, converse com os gestores da empresa para entender seus valores e avaliar se estão alinhados com os do seu negócio.

Também é importante entender se o fornecedor de WMS possui um amplo conhecimento das particularidades do seu segmento e da sua operação logística.

3. Avalie o ROI e não foque apenas no preço

Um aspecto indispensável a ser considerado ao adquirir uma nova tecnologia é o preço, mas não apenas o custo inicial – é fundamental avaliar qual será o Retorno Sobre Investimento (ROI) dela.

Por exemplo, se você investe em uma solução e, em poucos meses, essa tecnologia resulta em um aumento expressivo nas vendas, elevando o faturamento, isso indica um ótimo ROI. Da mesma forma, se a solução proporciona uma significativa economia nas despesas com pessoal, também gera ganhos tangíveis.

4. Saiba como será o suporte e o compromisso com o cliente

Na maioria dos casos, a relação com o fornecedor não se encerra com a aquisição da tecnologia. Após a implementação, é indispensável para sua empresa contar com suporte técnico para evitar falhas ou perdas.

Esse suporte precisa ser rápido e preciso, especialmente em operações logísticas que não podem sofrer interrupções. Portanto, avalie o comprometimento do fornecedor com sua empresa, a qualidade do serviço oferecido e o tempo de resposta prometido.

Conhecer bem o trabalho da empresa fornecedora da solução é tão ou mais importante do que analisar o próprio produto. O sucesso da implantação da tecnologia depende de fatores que vão além da ferramenta em si.

Por isso, analise todas as opções disponíveis e escolha uma empresa que tenha experiência, flexibilidade, transparência, histórico de resultados e uma boa relação com seus clientes.

Sistema WMS é com o SAP Business One

O SAP Business One é o ERP líder de mercado, oferecendo funcionalidades específicas para o segmento de distribuição e logística, como o WMS.

O sistema permite análise de dados em tempo real, gestão de custos e segurança no envio de informações. Também gerencia recursos e identifica os melhores locais de armazenamento, coordenando as operações para eliminar retrabalhos.

Com o SAP B1, é possível localizar produtos facilmente, eliminando erros recorrentes e evitando excesso ou ruptura de estoque.

Altamente customizável, o ERP atende às necessidades específicas do negócio, incluindo armazenamento e integração de informações entre áreas da empresa.

Além disso, o WMS oferece funcionalidades de rastreabilidade, atendendo aos requisitos da ANVISA, o que ajuda a minimizar custos e garantir a segurança do produto.

Entre em contato com a ALFA e saiba como automatizar o gerenciamento do seu negócio de distribuição e logística com um sistema de WMS!