O que é conciliação de cartões e como aplicar no varejo?

Compra a prazo, pagamento no débito, parcelamento em 12x sem juros… transações como estas são realizadas por muitas pessoas, todos os dias, e têm um elemento em comum: o cartão. Para o setor financeiro, mapear e gerenciar todos esses valores pode ser um desafio. É daí que vem a importância da conciliação de cartões para o varejo.

Seja você um pequeno empreendedor, dono de uma loja com mais de uma filial, ou responsável pela gestão financeira de um e-commerce, provavelmente já enfrentou dificuldades para mapear todo o fluxo de entradas e saídas de valores vindos de compras no cartão. 

Conciliar tudo em um só banco de dados para ter informações assertivas é essencial, porém nem sempre é feito da forma correta. E um simples erro pode custar caro no fechamento do mês. 

Para ajudar, vamos explicar o que é a conciliação de cartões, as vantagens de entender esse conceito, e como aplicá-lo no seu varejo. Boa leitura!

O que é a conciliação de cartões?

A conciliação de cartões é um processo que envolve a verificação e o cruzamento de dados das vendas realizadas com cartões de crédito e débito com os registros financeiros da empresa.

É o processo de conferência das operações financeiras da sua loja ou comércio varejista, especificamente aquelas em cartões. Envolve a verificação dos dados repassados por diferentes responsáveis, no caso de mais de um canal de vendas, e pela operadora das máquinas de cartões.

A conciliação das operações financeiras é crucial para identificar discrepâncias, como estornos por troca, devolução, cancelamentos, chargebacks por disputas de clientes e até mesmo fraudes. 

Este procedimento ajuda a entender quanto sua empresa realmente vai receber ao realizar diversas vendas, para clientes diferentes, em meios diferentes: débito, parcelado ou crédito à vista. 

Cada uma das vendas possui taxas e liquidez diferentes, e o processo é fundamental para que você não se perca nos números. Afinal, uma boa gestão financeira é um passo indispensável para o sucesso de qualquer varejo. 

Quais desafios a conciliação de cartões ajuda a resolver?

Como já listamos, o processo de conciliação é importante para identificar:

• discrepâncias no faturamento;
• cancelamentos;
• problemas por disputas de clientes;
• fraudes financeiras.

Além disso, o parcelamento de compras no cartão de crédito introduz outra camada de complexidade na gestão financeira, pois as empresas precisam acompanhar os pagamentos futuros que serão recebidos ao longo de vários meses. 

A conciliação de cartões permite que as empresas tenham uma visão clara e precisa do fluxo de caixa, facilitando a tomada de decisões estratégicas e a manutenção da saúde financeira do negócio.

Qual a importância da conciliação de cartões?

A conciliação de cartões não é apenas uma tarefa administrativa; ela é vital para a saúde financeira de qualquer empresa de varejo. Abaixo, estão alguns motivos que destacam sua importância:

Precisão financeira

A conciliação de cartões garante que todas as transações feitas por cartão sejam registradas corretamente nos livros contábeis. 

Isso evita discrepâncias que podem levar a problemas financeiros sérios, como o balanço patrimonial incorreto ou a declaração de lucros e perdas imprecisas.

Detecção de fraudes

Este processo ajuda a identificar transações suspeitas ou não autorizadas rapidamente. Ao comparar os registros de vendas com os extratos bancários, as empresas podem detectar e agir contra fraudes antes que elas se tornem perdas significativas.

Melhoria na gestão de fluxo de caixa

Com uma visão clara das entradas e saídas, a conciliação de cartões permite uma gestão de fluxo de caixa mais eficaz. As empresas podem planejar melhor suas despesas e investimentos, sabendo exatamente quando e quanto dinheiro entrará em suas contas.

Redução de erros de contabilidade

A automatização reduz a possibilidade de erros humanos, que podem ser custosos e demorados para corrigir. Isso também libera a equipe financeira para se concentrar em tarefas mais estratégicas.

Conformidade regulatória

Manter registros precisos e atualizados é essencial para atender às normas contábeis e regulamentações fiscais. A conciliação de cartões assegura que a empresa esteja em conformidade com essas exigências.

Satisfação do cliente

Ao garantir que todas as transações sejam processadas corretamente, a conciliação de cartões contribui para a satisfação do cliente, evitando cobranças indevidas e facilitando o processo de estornos quando necessário.

Otimização de processos

Soluções de ERP para varejo permitem que a conciliação de cartões seja feita de maneira rápida e eficiente, otimizando o processo e permitindo que a empresa se adapte rapidamente a mudanças no mercado.

Esses são apenas alguns dos muitos motivos pelos quais a conciliação de cartões é um processo indispensável para empresas de varejo. 

Como fazer conciliação de cartões de crédito e débito?

A conciliação de cartões de crédito e débito é um processo meticuloso que requer atenção aos detalhes para garantir a precisão financeira. Veja um guia passo a passo: 

1. Colete todos os dados

O primeiro passo é reunir todos os registros de vendas realizadas com cartões e os extratos bancários correspondentes. Isso inclui faturas, recibos, relatórios de ponto de venda (POS) e extratos de processadores de pagamento.

2. Verifique cada transação

Compare cada transação registrada com os dados do banco ou da operadora do cartão. Confirme se os valores cobrados coincidem com os valores depositados na conta bancária da empresa.

Se você tem um sistema de integração de e-commerce com marketplace, parte dessa verificação pode ficar mais fácil. Mas, se não tiver, e sua loja contar com comércio online além do físico, não se esqueça de conferir todos separadamente.

3. Mapeie discrepâncias entre registros e extratos

Procure por quaisquer diferenças entre os registros de vendas e os extratos bancários. Isso pode incluir transações duplicadas, valores incorretos ou transações que não foram registradas.

Anote cada discrepância encontrada para seguir ao próximo passo.

4. Resolva cada divergência nos registros

Para qualquer discrepância encontrada, investigue a causa e faça os ajustes necessários. Isso pode envolver a emissão de estornos, correção de erros de lançamento ou recuperação de fundos perdidos.

5. Faça um registro das compras parceladas

No caso de vendas parceladas, é importante registrar cada parcela a receber e acompanhar esses valores separadamente, assegurando que cada pagamento futuro seja contabilizado corretamente.

6. Crie o hábito de realizar auditorias regulares

Realize auditorias periódicas para garantir que o processo de conciliação esteja sendo executado corretamente e que todas as transações estejam devidamente reconciliadas.

7. Treine seus colaboradores

Delegar é uma habilidade fundamental para qualquer gestor. Depois que aprender a fazer a conciliação de cartões, é hora de treinar sua equipe. 

Certifique-se de que aqueles que serão responsáveis pela tarefa estejam atualizados sobre as melhores práticas e procedimentos para evitar erros e garantir bons resultados e auditorias. 

8. Conte com um software especializado

É possível automatizar grande parte desse processo. Essas ferramentas sincronizam automaticamente os dados de vendas com os registros bancários, identificam discrepâncias e geram relatórios detalhados.

Seguindo esses passos, as empresas de varejo podem realizar a conciliação de cartões de crédito e débito de forma eficiente, garantindo a integridade de suas finanças e contribuindo para uma gestão financeira sólida.

Outros tipos de conciliação de operações financeiras

Além da conciliação de cartões, existem outros tipos que você precisa conhecer ao empreender no varejo. São eles:

• Conciliação bancária: similar à de cartões, pressupõe o manejo de várias fontes financeiras, mas nesse caso referente à sua conta bancária.
• Conciliação fiscal: é a gestão dos documentos fiscais da sua empresa. O objetivo é garantir que não haja nenhum erro ou inconsistência na documentação que possam levar a problemas na frente tributária.
• Conciliação de pagamentos: conferência dos recursos passivos, da saída de dinheiros em pagamentos realizados pela empresa. Aqui, estão incluídas compras com fornecedores, salário de colaboradores, custos com aluguel, entre outros.
• Conciliação de recebíveis: pode ser outro nome dado à conciliação de cartões, mas alguns estendem o conceito para englobar outros recebíveis, como no caso de compras em dinheiro ou títulos de crédito.
• Conciliação contábil: conferência das informações contábeis, geralmente feita pela contadoria da empresa. Nela, as outras conferências podem ser realizadas, visto que a contabilidade engloba todas as transações. Mas ela vai além e inclui a conferência de guias, balanço patrimonial, e outras informações necessárias para prestação de contas à Receita Federal.

Já está realizando algum processo de conciliação na sua empresa? Caso não esteja, é hora de começar, e as dicas acima certamente são um ponto de partida excelente. 

Conforme seu varejo cresce e se desenvolve, mais vendas serão realizadas, e o fluxo de caixa poderá ficar mais complexo.

Nesse momento, contar com um ERP para o varejo é fundamental. Ele ajuda a assegurar a assertividade das informações financeiras da sua empresa. 

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