Despesas corporativas: como fazer uma gestão integrada no ERP

A gestão de despesas corporativas é uma área determinante na saúde financeira e, portanto, no sucesso de uma empresa. Felizmente, há uma escolha que facilita e assegura este processo: a integração de um ERP à gestão de despesas corporativas.

Monitorar os gastos dos colaboradores com precisão, otimizar o fluxo de reembolsos e garantir o cumprimento das políticas organizacionais são algumas das missões – e desafios – das empresas ao gerenciar as finanças.

Neste artigo, exploraremos como a integração com o ERP revoluciona a gestão de despesas corporativas, desde a coleta inicial de dados até a análise detalhada de gastos. Boa leitura!

O que é e como fazer a gestão de despesas corporativas?

As despesas corporativas são gastos realizados pelos colaboradores no âmbito de suas atividades profissionais. Isto é, ocorrem quando um funcionário desembolsa um valor que deve ser reembolsado pela empresa.

Essas despesas são variáveis e não fazem parte do salário ou dos benefícios. Os exemplos mais comuns são viagens corporativas e visitas a clientes, o que pode envolver custos com transporte, alimentação e hospedagem.

Praticar a gestão de despesas com maestria, principalmente em organizações de grande porte que utilizam sistemas de gestão defasados ou mal-estruturados, pode ser um desafio e tanto.

Afinal, desde material de escritório a softwares e outros dispêndios que auxiliam na prestação do serviço, todas as despesas devem ser somadas às contas da gestão financeira.

Apesar de gastos serem comuns a todas as empresas, as estruturas que os compõem podem ser diferentes e únicas para cada negócio. Por isso, é muito importante realizar a gestão de despesas de forma assertiva e inteligente.

Como manter todos os gastos sob controle sem cometer erros primários com planilhas e relatórios imprecisos? A solução é simples: a integração com uma plataforma de ERP tem sido a escolha mais eficiente de diversos líderes em empresas ao redor do mundo.

Assim, é possível colher dados, trabalhar o crescimento da empresa de forma exponencial e manter todas as informações de despesas em um único lugar, com agilidade e total segurança.

Como integrar a gestão de despesas ao ERP?

Já sabemos que o ERP é uma ferramenta que integra diversos setores da empresa e estimula um maior conhecimento de suas particularidades e demandas. No entanto, é preciso ter atenção, pois cada empresa tem uma demanda específica e necessidades e objetivos diversos.

Por isso, é importante considerar que, ao integrar a gestão de despesas ao seu ERP, é fundamental contratar uma consultoria que possa auxiliar os líderes a definir o planejamento inicial de acordo com os aspectos que sejam pertinentes para cada empresa especificamente.

Com a integração dos gastos ao ERP, a empresa passa a reduzir custos operacionais de forma geral, desde a otimização de materiais e compras, por meio do controle de custos, até a diminuição da necessidade de contratação de mão de obra, já que parte do trabalho manual passa a ser automatizado.

A partir disso, as ações de gestão, como o controle do fluxo de caixa, do estoque e, até mesmo, a emissão de notas fiscais e boletos, ficam mais simplificadas.

Gestão de despesas corporativas no SAP Business One

VExpenses

O VExpenses atua no reconhecimento dos dados da nota fiscal e preenche essa despesa automaticamente, por meio do uso de tecnologia OCR.

Em vez de o colaborador indicar quantos quilômetros percorreu a trabalho ou despesas com alimentação, ele insere as notas fiscais no VExpenses, que indica o número com precisão.

Com o VExpenses, o time administrativo pode analisar despesas de forma inteligente. O VExpenses consegue exportar arquivos (em diferentes formatos, como .txt, .csv etc.) contendo todos os relatórios aprovados em um determinado intervalo de datas. Dessa forma, o cliente pode importar esses arquivos em seu ERP.

Assim, a informação, que normalmente é adicionada de forma manual, passa a ser inserida de forma automática.

B1Expenses

O B1Expenses é uma solução de gestão de despesas corporativas e reembolsos desenvolvida para o SAP Business One.

Com um aplicativo mobile para Android e IOS e um portal web, ele é capaz de fazer uma gestão de despesas completa, incluindo: viagens; marketing; home office; obras e projetos; licença de softwares; caixinha e fundo fixo.

Disponível em 3 idiomas e em 5 moedas, o B1Expenses oferece diversas funcionalidades, tais quais:

• Gestão de cartões corporativos;
• Processamento de faturas;
• Gestão de adiantamentos, reembolsos e prestação de contas;
• Reembolso de quilometragem;
• Compliance;
• Prestação de contas terceirizada;
• Controle das despesas na gestão das lojas e filiais;
• Aprovação de despesas em níveis;
• Política de despesas;
• Política de quilometragem por km;
• Geração de relatório das despesas com os anexos no SAP Business One;
• Linha do tempo das despesas;
• Integralizações e Contabilizações automáticas no SAP Business One.

Conte com a ALFA para integrar a sua gestão de despesas ao SAP

A ALFA é uma consultoria SAP Gold Partner com mais de 22 anos de mercado. Somos especializados nas soluções SAP e reconhecidos por nossa excelência técnica.

Nossa equipe está preparada para atender a toda e qualquer demanda em ERP, desde planejamento e implementação até suporte especializado.

Fale conosco