A busca por maior eficiência e agilidade na cadeia de suprimentos impulsiona a logística a explorar novas ferramentas e metodologias. O sistema EDI se destaca como uma solução eficaz para atender a essas demandas.

Com a crescente competitividade dos mercados, as empresas precisam pensar em como aprimorar seus processos e ganhar destaque, e no setor logístico não é diferente.

Neste artigo, vamos explorar como o conceito de EDI pode ser aplicado na área de logística e os benefícios que ele oferece. Boa leitura!

O que é EDI? 

EDI, sigla para “Intercâmbio Eletrônico de Dados”, é uma tecnologia que possibilita às empresas a troca de informações através de métodos eletrônicos.

Esta tecnologia possibilita à empresa automatizar e padronizar a troca de documentos comerciais como, por exemplo, pedidos de compra, faturamento, faturas, notas de remessa, confirmação do aviso de remessa, entre outros, de forma rápida, eficiente e segura. 

Isso reduz erros, aumenta a contenção de custos e diminui o tempo de processamento. Ademais, aumenta a exatidão e rapidez das transações comerciais entre as empresas parceiras e as empresas de guarda de registros. 

Por esse motivo, o EDI é amplamente utilizado, como no setor de varejo, no mercado de aplicativos, na área de transporte, no setor de saúde e no setor de serviços financeiros.

Qual o impacto do EDI na logística? 

Quando mencionamos que a intervenção humana deixa de ser necessária em certos processos, isso significa sincronizar os dados entre duas empresas. 

Por exemplo, quando a distribuidora envia um produto para o varejista, o EDI permite que os dados registrados nos documentos fiscais da empresa emissora sejam automaticamente assimilados pelo sistema do recebedor. 

Além de proporcionar uma economia significativa de tempo, essa tecnologia também aumenta a segurança das operações. 

Esse mesmo princípio se aplica a toda cadeia de suprimentos, desde os fornecedores de matéria-prima até o varejo.

Veja um exemplo prático: quando o varejista envia um pedido para a indústria, ele é automaticamente registrado no sistema. Durante o processo de separação e embalagem dos produtos, o risco de erro humano é eliminado. Dessa forma, além de economizar tempo, o EDI assegura que a indústria está enviando exatamente o que foi solicitado. 

Entre a transportadora e a indústria, o EDI otimiza diversos processos, incluindo:

• Envio de notas fiscais relacionadas aos produtos a serem transportados;
• Relatório de produtos entregues no dia, junto com as ocorrências de transporte;
• Documento com a lista de materiais prontos para retirada na empresa;
• Lista de materiais já embarcados nos transportes;
• Lista de conhecimentos já faturados;
• Documentos de cobrança das entregas realizadas pela transportadora. 

Essas atividades têm um impacto direto na eficiência da logística, um setor estratégico para todas as empresas envolvidas na cadeia de suprimentos. 

Por que o EDI importa para o transporte de cargas? 

Ao contrário do que se pode pensar, o intercâmbio eletrônico de dados não é um sistema em si, mas sim uma tecnologia utilizada em várias indústrias. 

Para que o intercâmbio eletrônico de dados funcione, é necessário que as empresas concordem em seguir um mesmo padrão para o envio de dados em diversos documentos, como conhecimentos de transporte eletrônico (CT-e), manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDF-e), entre outros. 

Esse padrão não apenas abrange o layout visual dos documentos, mas também uma lista específica dos dados que devem ser incluídos neles. 

Um dos padrões mais conhecidos é o EDI Proceda, nomeado em homenagem à empresa pioneira nesse tema na década de 1990. 

Embora o EDI padrão Proceda seja amplamente utilizado no Brasil, é importante ressaltar que as empresas têm a liberdade de escolher o padrão que preferirem utilizar. 

Quais são as principais vantagens do EDI para logística? 

Como vimos até agora, a aplicação do EDI traz vantagens tanto para as empresas que o adotam quanto para as relações comerciais que elas mantêm com outras entidades. No caso das transportadoras, os benefícios incluem: 

1. Agilidade 

O uso do EDI permite uma maior rapidez no recebimento e envio de informações relacionadas às cargas e documentações associadas a elas. 

2. Diminuição de erros 

O EDI diminui os erros na emissão dos documentos de transporte, pois as informações sobre as cargas são enviadas pelos clientes. Isso elimina a necessidade de digitar manualmente os dados. 

Essa abordagem reduz os problemas relacionados ao envio de informações incorretas para os clientes, mitigando o risco de insatisfação e prejuízos na relação comercial, caso esses erros se tornem recorrentes. 

3. Aumento da produtividade 

Com a automatização da inserção de dados no sistema, a produtividade das áreas é incrementada, permitindo que os colaboradores sejam mais eficientemente aproveitados. 

Isso possibilita que direcionam sua atenção para resolver problemas mais urgentes e demandas de maior relevância. 

4. Melhoria na comunicação 

O uso do EDI permite o envio de informações aos clientes sobre o rastreamento das cargas e ocorrências no transporte. 

Isso beneficia a comunicação entre todas as partes envolvidas. Ao manter os clientes constantemente informados, é possível fortalecer a relação comercial, transmitindo confiança sobre os processos. 

5. Redução de custos 

A automação no envio de dados resulta em uma diminuição dos gastos com papel para imprimir faturas, entre outros documentos, assim como nos custos associados ao envio desses materiais aos clientes. 

Entre os gastos que são mitigados, podemos destacar:

• Impressão de faturas e documentos;
• Aquisição de papel;
• Envio dos documentos aos clientes;
• Custos relacionados ao retrabalho e erros;
• Despesas com mão de obra para execução das tarefas operacionais, inclusive possíveis horas extras. 

Além disso, a redução de custos se reflete no aumento da produtividade, na eliminação do retrabalho decorrente de erros e na rapidez na conclusão das tarefas. 

Esses benefícios não apenas otimizam as operações, mas também têm um impacto positivo nos resultados gerais da empresa. 

Especialmente no que se refere às relações com os clientes e aos aspectos financeiros, essas melhorias contribuem para uma gestão mais eficiente e para uma maior satisfação dos envolvidos. 

6. Segurança e confidencialidade nas transações 

Por fim, uma vantagem significativa do EDI é a garantia de proteção de dados e confidencialidade nas transações entre empresas e clientes. 

Todos os documentos são transmitidos e armazenados eletronicamente na plataforma, de maneira integrada e segura.

Exemplos do uso do sistema EDI em transportes e logística 

O principal objetivo da utilização de arquivos EDI é facilitar a troca segura e simplificada de dados e documentos entre empresas. Isso pode ser alcançado de diversas maneiras, cada uma com aplicações específicas para diferentes etapas dos processos. 

Especificamente para empresas de transporte e logística, podemos citar alguns exemplos práticos: 

Notas fiscais 

No setor de transportes e logística, o sistema EDI facilita o compartilhamento de informações de documentos, como as notas fiscais eletrônicas, que detalham os produtos a serem transportados. 

Quando o embarcador deseja enviar os dados da carga à transportadora, o EDI agiliza esse processo. 

Assim que recebe os arquivos das notas fiscais, a empresa de transporte carrega esses documentos em seu sistema, resultando em economia de tempo e redução de custos. 

Conhecimentos de transporte 

Por meio do EDI, é possível transmitir eletronicamente os dados dos conhecimentos de transporte entre as empresas envolvidas, como transportadoras, embarcadores e destinatários. 

Isso simplifica e agiliza o processo de documentação, reduzindo a necessidade de papelada e a possibilidade de erros manuais. 

Além disso, permite um rastreamento mais eficiente das mercadorias em trânsito, proporcionando maior transparência e segurança para todas as partes envolvidas. 

Envio de arquivo de pedido eletrônico 

Uma das operações mais comuns do EDI é o envio de arquivos de pedidos eletrônicos de compra de matérias-primas e outros produtos para os sistemas dos fornecedores da empresa. 

Nesse processo, há uma troca de arquivos eletrônicos, o que evita erros decorrentes da emissão manual do documento e torna o processo mais rápido e seguro. 

Ocorrência de coletas e entregas 

Quando se trata de empresas do setor logístico, o sistema de arquivos EDI desempenha um papel indispensável no relato de ocorrências durante as coletas e entregas. 

Comunicar rapidamente ao embarcador o que ocorreu no transporte das mercadorias, por meio de um arquivo digital com informações confiáveis, ajuda a aprimorar a qualidade percebida pelo cliente. 

Pré-fatura de transporte 

Por meio do EDI, as transportadoras podem enviar eletronicamente para seus clientes pré-faturas que detalham os custos associados ao transporte de mercadorias. 

Assim, é possível realizar uma faturação mais rápida e precisa, reduzindo o tempo necessário para o processamento de faturas e minimizando possíveis erros. 

O uso do EDI facilita o acompanhamento e a reconciliação das transações financeiras entre as empresas envolvidas, contribuindo para uma gestão financeira mais eficiente e transparente. 

Documento de cobrança 

Outra tarefa cotidiana das transportadoras que se beneficia com o uso do EDI é a transmissão de cobranças e boletos. 

Ao eliminar a necessidade de processamento manual, esse procedimento se torna mais ágil e eficiente, sendo registrado diretamente no sistema de gestão financeira da empresa. 

Como aplicar o EDI nas empresas? 

Antes de começar, é importante garantir que todos os envolvidos, como fornecedores, clientes, transportadoras e parceiros comerciais, estejam alinhados com a ideia de adotar o EDI. 

Eles precisam entender como essa tecnologia pode beneficiá-los e quais serão os impactos práticos. 

Abaixo, listamos os passos que você pode seguir: 

1. Designe um responsável 

Escolha uma pessoa ou equipe para liderar a implementação do EDI. Eles serão responsáveis por planejar todos os detalhes, como orçamento, etapas de implementação e coordenação entre os departamentos. 

2. Mapeie os processos 

Entenda completamente como a organização funciona e identifique como o EDI pode ser integrado. Isso ajuda a determinar a melhor forma de utilizar a tecnologia, respeitando a dinâmica e cultura da empresa. 

3. Escolha um fornecedor de tecnologia 

Pesquise e selecione um fornecedor de EDI que atenda às necessidades específicas da sua empresa. Considere se o EDI se integra com os sistemas que você já utiliza e verifique a reputação do fornecedor. 

4. Estabeleça métodos de trabalho e faça testes 

Faça um novo mapeamento dos processos considerando a implementação do EDI. Estabeleça prazos para cada etapa e acompanhe de perto o processo. Um projeto piloto pode ser uma boa ideia para uma transição suave. 

É importante também ser criterioso na escolha de outras soluções tecnológicas, buscando integrar dados e centralizar processos em plataformas completas. 

Isso ajuda a alinhar todas as equipes em torno dos mesmos objetivos, promovendo uma operação mais eficiente e integrada. 

Quais os principais desafios ao implementar o EDI? 

É importante garantir que o uso da tecnologia seja realmente benéfico para sua empresa. No entanto, implementar o EDI, tanto na sua operação quanto na de seus clientes, apresenta desafios significativos relacionados à tecnologia. 

Um desses desafios é que o EDI não pode ser implantado isoladamente — ele depende de uma plataforma de gestão ou operacional. 

Muitas dessas plataformas são conhecidas por siglas como ERP, CRM ou WMS (para sistema de armazenamento logístico). É por meio delas que as informações serão geradas com o auxílio do intercâmbio eletrônico de dados. 

Outra dificuldade importante é que, como é uma tecnologia utilizada por várias empresas, é necessário fazer ajustes em todos os lados para efetuar essa transição. Não basta apenas a sua empresa optar pela transformação digital se as empresas com as quais você troca dados ainda estão presas ao mundo analógico. 

Além disso, é necessário que todos concordem e estejam comprometidos com a implementação. 

EDI no ERP SAP Business One

O SAP Business One é reconhecido como o melhor sistema ERP para pequenas e médias empresas. Ele possui recursos completos para o setor de distribuição e logística, como o WMS e integração com o sistema EDI. 

Este ERP permite a análise de dados em tempo real, a gestão eficaz de custos e a segurança na troca de informações. 

Ele também supervisiona recursos e identifica os locais de armazenamento mais eficientes, coordenando as operações para otimizar a localização e reduzir custos, evitando retrabalhos. 

Com o SAP B1, é fácil localizar produtos, o que ajuda a eliminar erros comuns e a otimizar o controle de estoque. 

Sua capacidade de personalização permite que seja adaptado às necessidades específicas de armazenamento e integração de informações entre diferentes áreas da empresa, facilitando o desenvolvimento de estratégias para aumentar a produtividade. 

Entre em contato com a ALFA e saiba como automatizar e facilitar a sua operação logística com o EDI integrado ao SAP.