Planejamento de compras: o que é, importância e como realizar

O planejamento de compras é um pilar fundamental para o sucesso de qualquer organização. Mais do que uma mera atividade administrativa, é uma estratégia crucial que impacta diretamente na competitividade e na lucratividade das empresas.

Neste guia completo, você encontrará um roteiro detalhado para dominar essa arte e impulsionar o sucesso da sua empresa. Este conteúdo é direcionado a todos os profissionais que desejam contribuir para o crescimento da organização em que fazem parte.

Pronto para vencer os desafios do planejamento de compras e garantir a competitividade do seu negócio no futuro?

O que é o planejamento de compras?

No varejo, o planejamento de compras é aquilo que guia o lojista em meio aos produtos e demandas. Podemos considerar também que é a habilidade de prever o que os clientes desejam, com a quantidade ideal e no momento certo, sem se afogar em estoque excedente ou perder vendas por falta de produtos.

Em resumo, o planejamento de compras inclui:

• Previsão: analisar dados históricos, sazonalidade e tendências para prever a demanda por cada item;
• Otimização: comprar a quantidade certa para evitar rupturas de estoque e excesso de capital parado;
• Negociação: buscar preços competitivos e prazos de entrega vantajosos com fornecedores;
• Gestão: monitorar o estoque e ajustar as compras conforme as vendas e necessidades.

Planejamento de compras: como funciona?

O planejamento de compras não é uma tarefa estática, mas sim um processo dinâmico que exige constante avaliação e adaptação. Ao seguir os passos descritos ao longo do conteúdo, você estará munido de ferramentas e estratégias eficazes para conquistar o sucesso do seu negócio no varejo.

Além disso, o planejamento de compras é uma jornada contínua de aprendizado e aprimoramento. Isso significa que você precisa se manter atualizado sobre as melhores práticas do mercado, buscando feedback dos seus clientes e fornecedores, e estando sempre pronto para ajustar sua estratégia de acordo com as mudanças do mercado.

Quais são as vantagens do planejamento de compras para o varejo?

Conforme destacamos acima, o planejamento de compras é uma ferramenta essencial para o sucesso do varejo. Por meio de um processo estruturado e da utilização de ferramentas adequadas, as empresas podem:

• Reduzir os custos: minimizando o desperdício de produtos, otimizando o estoque e negociando melhores preços com os fornecedores;
• Aumentar a lucratividade: permitindo maior rotatividade dos produtos, impulsionando as vendas e a margem de lucro;
• Melhorar a satisfação do cliente: garantindo a disponibilidade dos produtos desejados pelos clientes, reduzindo rupturas de estoque e atrasos nas entregas;
• Aumento da competitividade: possibilitando que a empresa se posicione de forma mais estratégica no mercado, oferecendo os produtos certos aos clientes no momento certo.

Quais são os erros mais comuns no planejamento de compras no varejo?

Há alguns erros frequentes que podem comprometer a eficiência e gerar perdas significativas no planejamento de compras. A seguir, abordaremos as duas falhas mais comuns e em seguida explicaremos como evitá-las:

• Estoque inadequado: excesso ou falta de produtos;
• Negociação ineficaz: falta de conhecimento sobre o mercado e ausência de estratégia.

Como evitar esses erros?

Agora que você já sabe quais são os erros mais comuns, descubra abaixo como evitar um estoque inadequado:

• Identificar padrões de demanda e sazonalidade, permitindo uma melhor gestão do estoque;
• Definir o nível ideal de estoque para cada produto, considerando giro e custos, otimizando o uso dos recursos;
• Utilizar ferramentas de previsão de demanda para aprimorar o processo de compra e evitar rupturas;
• Monitoramento constante dos níveis de estoque e das vendas em tempo real, garantindo maior controle;
• Definição de pontos de pedido para garantir a reposição oportuna dos produtos, evitando rupturas;
• Otimização do processo de compra e recebimento de produtos, aumentando a eficiência da operação;
• Minimizar riscos de ruptura de estoque por problemas com um único fornecedor, garantindo a continuidade das operações;
• Negociar melhores preços e prazos de entrega, otimizando os custos e aumentando a competitividade;
• Garantir maior flexibilidade e adaptabilidade às mudanças do mercado, respondendo às demandas dos clientes.

Agora, saiba como evitar a negociação ineficaz em sua empresa:

• Conhecimento das melhores ofertas e práticas do mercado, permitindo uma negociação mais eficiente;
• Identificação de fornecedores confiáveis e competitivos, construindo parcerias de longo prazo;
• Priorização de critérios como preço, qualidade, prazo de entrega e atendimento ao cliente, de acordo com as necessidades da empresa;
• Estabelecimento de limites e alternativas para a negociação, garantindo um resultado positivo;
• Técnicas de comunicação eficaz, persuasão e argumentação, aumentando o poder de negociação;
• Capacidade de construir relacionamentos de confiança com os fornecedores, gerando benefícios mútuos.

Lembre-se: ao evitar os erros mais comuns no planejamento de compras e implementar as medidas de prevenção, as empresas do varejo podem otimizar seus recursos, aumentar a lucratividade, melhorar a satisfação dos clientes e alcançar um crescimento sustentável.

6 passos para fazer um planejamento de compras eficiente

Essa estratégia consiste em um processo estruturado que visa garantir a disponibilidade dos produtos certos, no momento certo, na quantidade ideal e ao menor custo possível.

Confira abaixo quais são os 6 principais passos para realizar um planejamento de compras eficiente.

1. Análise de dados

O planejamento de compras eficiente deve iniciar com uma análise profunda de dados. Portanto, mergulhe no histórico de vendas, estude o perfil dos clientes e as tendências do mercado em que atua. 

As ferramentas de análise de dados transformam esses dados em insights valiosos, guiando decisões estratégicas para o sucesso.

2. Definição de objetivos

Com base na análise de dados, é essencial definir objetivos precisos. Sendo assim, determine o nível ideal de estoque, visando alta rotatividade, metas de vendas desafiadoras e uma margem de lucro atraente. 

Modelos de gestão de estoque garantem o equilíbrio entre custos e rupturas, enquanto metas realistas e bem estruturadas nos impulsionam em direção ao sucesso.

3. Escolha de fornecedores

A escolha dos fornecedores é crucial para o sucesso do planejamento. Dessa forma, busque parceiros confiáveis e que ofereçam produtos de alta qualidade a preços competitivos, além de um atendimento ao cliente impecável. 

A reputação no mercado, testes rigorosos, comparação de preços e pesquisas de satisfação garantem a seleção ideal, construindo relações sólidas e duradouras.

4. Negociação de preços e prazos

Com foco em otimizar os resultados, negocie habilmente as condições de compra, prazos de entrega e formas de pagamento. 

Além disso, procure descontos e bonificações por volume ou pagamento à vista, além de prazos flexíveis e condições especiais de financiamento. Essa etapa crucial garante o máximo de valor para o negócio.

5. Monitoramento e acompanhamento

O processo de planejamento de compras não termina após a definição de objetivos e seleção de fornecedores. Ou seja, monitore constantemente o estoque, as vendas e o desempenho dos fornecedores, garantindo que tudo esteja funcionando de acordo com o planejado. 

Ajustes devem ser realizados sempre que necessário para assegurar a eficiência e o sucesso contínuo do planejamento.

6. Use um sistema para auxiliar na gestão de compras

Um sistema eficiente para auxiliar na gestão de compras pode ser um aliado estratégico para otimizar o processo e impulsionar o sucesso do seu negócio. 

Por meio da automatização e centralização de informações, é uma decisão estratégica que contribui para o crescimento e a competitividade do seu negócio.

Quais são os principais KPIs do planejamento de compras?

Resumidamente, para alcançar o auge no planejamento de compras, alguns KPIs devem ser seus guias. Sendo assim, confira os próximos tópicos.

Precisão de estoque

A precisão de estoque é um KPI fundamental para o sucesso do planejamento de compras. Ela garante que você tenha a quantidade certa de produtos no momento certo, evitando ruptura e estoques excedentes.

Um estoque preciso impacta diretamente na eficiência da cadeia de suprimentos, reduzindo custos de armazenamento, otimizando o capital de giro e liberando recursos para outras áreas estratégicas da empresa.

É importante ressaltar que para alcançar a precisão de estoque, é essencial investir em ferramentas e processos adequados.

Compras dentro do prazo e orçamento

Esse critério é muito importante para o controle de custos e a otimização dos recursos da empresa. Atrasar pagamentos pode gerar multas e juros, enquanto compras fora do orçamento impactam negativamente a lucratividade.

Para garantir que as compras estejam dentro do prazo e orçamento, é importante:

• Definir um processo de compras claro e eficiente;
• Realizar cotações de preços e negociar com fornecedores;
• Monitorar o cumprimento dos prazos e orçamentos.

Lead Time do fornecedor

O Lead Time do fornecedor é o tempo que leva desde o pedido de compra até o recebimento do produto. Considerá-lo em seu planejamento de compras é crucial para evitar rupturas de estoque e garantir o bom funcionamento da cadeia de suprimentos.

Saving de compras

O Saving de Compras representa a economia gerada pelas compras, seja por meio da negociação de preços, obtenção de descontos ou escolha de fornecedores mais competitivos. Maximizá-lo é fundamental para aumentar a lucratividade.

ERP SAP Business One: a gestão completa do seu planejamento de compras

Planejar as compras é uma arte que exige atenção meticulosa aos detalhes e uma visão estratégica aguçada. Dominar essa arte é a chave para o sucesso, garantindo o controle total sobre seus recursos e impulsionando sua empresa para novos patamares de eficiência e lucratividade.

Com o SAP Business One, o ERP para varejo da SAP, você assume o comando total, desvendando os segredos de um planejamento impecável e transformando suas compras em uma obra-prima de excelência.

Com o ERP da SAP, você também tem acesso à solução GCV – Gestão Comercial para Varejo, aderente aos processos de compras, estoque, vendas e finanças das empresas varejistas. Assim, você garante uma gestão de compras impecável:

• Visão holística: obtenha uma visão panorâmica de todo o processo, desde requisições até pagamentos, com total controle e precisão.
• Automação inteligente: diga adeus às tarefas manuais repetitivas. O SAP Business One automatiza a gestão de pedidos, recebimentos, faturas e pagamentos, liberando tempo para você se concentrar em estratégias de alto valor.
• Precisão impecável: elimine erros e discrepâncias com a conferência automática de notas fiscais eletrônicas e a integração com leitores de código de barras e QR Code.
• Decisões estratégicas: utilize relatórios detalhados e análises precisas para tomar decisões inteligentes e otimizar seu processo de compras.

Alcance a excelência com o SAP Business One:

• Redução de custos: negocie com mais poder, obtenha os melhores preços e elimine desperdícios.
• Aumento da produtividade e eficiência: otimize o tempo da equipe e elimine tarefas repetitivas.
• Melhoria no relacionamento com fornecedores: construa parcerias sólidas e obtenha melhores condições de compra.
• Compliance: cumpra todas as obrigações fiscais e regulatórias com tranquilidade.

Para dar o primeiro passo rumo ao sucesso do planejamento de compras, solicite uma demonstração da nossa solução e descubra como transformar sua gestão de compras.

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