Como fazer um bom inventário de estoque no varejo em 5 passos
O inventário de estoque é a base do sucesso no varejo. Por meio de uma contagem e avaliação dos produtos armazenados, você obtém uma visão completa e detalhada do seu estoque.
Sem realizar o inventário, você corre o risco de prejuízos e rupturas de estoque. Mas não se preocupe, pois com o guia completo que preparamos, você vai aprender como fazer um inventário de estoque eficiente em apenas 5 passos.
Aumente a eficiência, a lucratividade e a competitividade da sua empresa com um controle preciso do seu estoque. Vamos lá?
O que é e para que serve o inventário de estoque?
Resumidamente, o inventário de estoque é um procedimento que visa identificar, quantificar e avaliar todos os itens armazenados no estoque de uma empresa.
Esse procedimento pode ser realizado de forma física, por meio da contagem manual dos produtos, ou por sistemas automatizados de gestão de estoque.
Quando fazer um inventário de estoque?
A periodicidade ideal depende de diversos fatores, como tipo de produto, volume de vendas e sistema de gestão. No entanto, algumas situações exigem atenção especial:
- Mudanças no volume de vendas: aumento ou diminuição significante indica a necessidade de verificar se o estoque está adequado à nova demanda;
- Lançamento de novos produtos: é importante verificar se o estoque é o suficiente para atender à demanda inicial;
- Alterações na gestão de estoque: ao implementar um novo sistema, é importante garantir que os dados estejam corretos;
- Suspeita de perdas ou avarias: um inventário pode identificar os produtos afetados;
- Final do ano fiscal: o inventário é obrigatório para fins fiscais no final de cada ano.
Em resumo, a periodicidade do inventário deve ser definida de acordo com as necessidades da empresa. Contudo, é importante realizar inventários regulares para garantir o controle mais detalhado dos produtos.
Qual é a importância do inventário de estoque para o varejo?
O inventário de estoque é uma ferramenta crucial para o gerenciamento eficaz de qualquer negócio, especialmente no setor varejista.
Sua importância reside em diversos aspectos que impactam diretamente a lucratividade, eficiência operacional e satisfação do cliente. Confira os principais benefícios desta prática:
- Atendimento adequado à demanda do cliente: ter uma visão clara e atualizada dos níveis de estoque permite que os varejistas saibam quais produtos estão disponíveis, em que quantidade e onde estão localizados.
- Otimização: o inventário possibilita uma reposição oportuna e precisa, evitando a falta de itens essenciais ou excesso de mercadorias desnecessárias.
- Controle de custos: o estoque é um dos maiores investimentos para muitas empresas varejistas, e o inventário fornece insights valiosos para otimizar esse investimento.
- Tendências: ao monitorar de perto os níveis de estoque, os varejistas podem identificar tendências de vendas, prever demandas futuras e evitar custos desnecessários associados a mercadorias obsoletas ou vencidas.
Quais são os tipos de inventário de estoque?
Existem diferentes tipos de inventários, cada um adequado para situações específicas e objetivos comerciais. Abaixo, apresentamos alguns dos tipos mais comuns:
1. Rotativo
O inventário rotativo é uma abordagem tradicional, onde as empresas contam seus itens de estoque em intervalos pré-determinados, como mensal, trimestral ou anualmente.
Durante o intervalo, as transações de entrada e saída são registradas, mas o estoque físico é contado apenas no final do período.
Esta abordagem pode ser menos precisa e requer ajustes frequentes para acertar as diferenças entre o estoque contábil e o físico.
2. Contínuo
Ao contrário do inventário periódico, o inventário contínuo envolve o monitoramento frequente do estoque.
Ou seja, cada transação de entrada e saída é registrada imediatamente em um sistema de inventário, atualizando os níveis de estoque em tempo real.
Isso oferece uma visão mais precisa e atualizada do estoque disponível, facilitando o gerenciamento de pedidos e a prevenção de ruptura.
3. Cíclico
Já o inventário cíclico envolve a contagem de estoque em ciclos regulares, geralmente em intervalos mais curtos do que no inventário periódico.
As contagens são distribuídas ao longo do ano e geralmente são realizadas por uma equipe dedicada que conta uma parte do estoque em um determinado momento.
Essa abordagem ajuda a manter um controle do estoque sem interromper significativamente as operações diárias.
4. Anual
O inventário de estoque anual é uma prática comum em muitas empresas, onde o estoque é contado e avaliado uma vez por ano, geralmente no final do ano fiscal.
Este tipo de inventário é realizado para fornecer uma imagem precisa e atualizada dos ativos em estoque e é crucial para fins contábeis, fiscais e de gestão.
5. Parcial ou dinâmico
O inventário de estoque parcial ou dinâmico é uma abordagem flexível e eficiente para monitorar e gerenciar o estoque.
Ao contrário do inventário anual, que envolve contar todos os itens em estoque de uma só vez, esse inventário divide o estoque em seções menores contadas em intervalos regulares ao longo do ano.
Além disso, ele permite uma visão mais atualizada do estoque, pois as contagens são realizadas com maior frequência, ajudando a identificar problemas de forma mais rápida e precisa.
Essa abordagem também pode ser menos disruptiva para as operações diárias da empresa, pois não exige a interrupção completa das atividades para contar todo o estoque de uma só vez.
Além disso, o inventário parcial ou dinâmico é especialmente útil para empresas com grandes volumes de estoque, ou aquelas que lidam com produtos sazonais, onde as demandas podem variar ao longo do ano.
Em suma, os tipos de inventário de estoque variam em termos de abordagem, método e finalidade.
A escolha do método de inventário adequado depende das necessidades específicas e dos objetivos comerciais de uma empresa, bem como da complexidade de suas operações.
5 passos para fazer um inventário de estoque eficiente
Conforme já explicamos, um inventário de estoque é fundamental para o bom funcionamento do seu negócio. Confira os 5 passos a seguir:
1. Escolha da data
Planeje para minimizar o impacto na produtividade, buscando um período de baixa demanda ou feriado. Comunique à equipe sobre a data e os procedimentos do inventário com antecedência para garantir um processo tranquilo.
2. Organização do espaço
Limpe e organize o local de armazenamento para facilitar o acesso aos produtos, agilizando a contagem.
Separe os produtos por categoria para facilitar a identificação de problemas e a contagem. Identifique cada item com etiquetas, códigos de barras ou outros métodos para agilizar a contagem e evitar erros.
3. Definição do método de contagem
Escolha entre contagem física (ideal para estoques pequenos ou com produtos de alto valor), contagem por sistema (ideal para estoques grandes ou com alta rotatividade) ou combinação de métodos para garantir a precisão da contagem.
4. Minúcia na contagem
Conte cada item duas vezes para evitar erros e garantir a confiabilidade dos dados coletados. Verifique as datas de vencimento para identificar produtos próximos ao vencimento e tomar medidas cabíveis.
Além disso, anote detalhes importantes como lote, tipo de produto e outras informações relevantes para uma melhor organização e controle.
5. Utilização da tecnologia
Utilize softwares de inventário para automatizar a contagem, organizar dados e gerar relatórios, otimizando o processo e liberando tempo para outras tarefas.
Integre com um ERP para conectar o inventário a outros setores da empresa e ter uma visão holística do negócio.
Você também pode usar leitores de código de barras para agilizar a contagem e minimizar erros, aumentando a eficiência do processo.
Inventário de estoque no ERP SAP Business One
O SAP Business One é um ERP (sistema de gestão empresarial) com soluções completas para o varejo, incluindo a gestão de inventário e estoque.
Além dos módulos nativos, que incluem gestão financeira, compras, vendas e clientes, o SAP B1 é potencializado por uma solução desenvolvida especificamente para as varejistas: o SAP Varejo Inteligente.
Com esse sistema, você obtém uma visão integral do seu negócio e do seu estoque em tempo real. Entre as funções atendidas pelo Business One, estão:
- Realizar entradas, saídas e transferências de produtos com agilidade e precisão
- Acompanhar os custos de produtos, níveis e valores de estoque em diferentes locais
- Definir regras de estoque para evitar rupturas e excesso de produtos
- Automatizar tarefas repetitivas, como contagem de ciclos e abastecimento
- Configurar alerta para níveis mínimos de estoque e datas de vencimento
- Reduzir custos de armazenagem e perdas de produtos
- Otimizar o uso de recursos
- Aumentar a eficiência da cadeia de suprimentos
- Responder rapidamente às mudanças na demanda
- Acessar relatórios detalhados sobre o desempenho do estoque
- Tomar decisões mais inteligentes baseadas em dados precisos
Com o SAP Business One, você terá o controle total do seu estoque, impulsionando a eficiência e a lucratividade do seu negócio.
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