A complexidade da gestão de uma empresa de serviços exige ferramentas eficazes. Um ERP pode ser a chave para otimizar processos, reduzir custos e melhorar a qualidade dos serviços prestados. 

Os sistemas de gestão desempenham um papel decisivo em qualquer empresa. Eles oferecem uma plataforma integrada para gerenciar todas as operações de uma organização.  

No caso de empresas de prestação de serviços, o software precisa atender as particularidades deste setor para trazer a eficiência necessária. 

Venha entender o que é, quais os benefícios e como escolher o ERP ideal para a sua empresa de serviços. Boa leitura. 

O que é um ERP? 

O ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema de gestão empresarial que otimiza os processos empresariais e integra atividades de diferentes departamentos.  

Este software conecta e simplifica processos, permitindo que o gestor tenha mais controle sobre sua organização, com uma visão mais abrangente dos negócios.

Assim, é possível tomar decisões com informações em tempo real, viabilizando o crescimento planejado e sustentável da empresa. 

No caso do setor de Prestação de serviços, o ERP reduz o tempo de faturamento e a cobrança dos contratos, automatiza demandas e garante um compliance confiável, entre outras coisas. 

Quais funcionalidades um ERP para serviços deve ter? 

O ERP para prestadores de serviço possui diversas funcionalidades que podem ser adequadas para atender as especificidades de cada negócio. Entre as principais estão: 

Gestão de contratos e projetos  

Com um bom sistema de gestão, é possível ter uma visão completa dos compromissos com seus clientes, acompanhando o andamento de contratos do contato inicial até a venda final. 

Isso é possível porque o ERP para serviços automatiza o registro de todos os dados de cada contrato, como valores, prazos, condições de pagamento e renovação.  

Este gerenciamento permite também que o gestor tenha total controle sobre a alocação de recursos materiais e financeiros em cada contrato ou projeto para evitar desperdício ou escassez que comprometam a qualidade do serviço prestado.  

Além disso, o ERP ajuda no planejamento de cronogramas, monitoramento de custos e geração de relatórios de custo-benefício. 

Gestão de estoque 

O sistema de gestão também auxilia no controle de estoque de mercadorias, assim como na compra de materiais e insumos necessários para o cumprimento dos contratos. 

Ele registra pedidos, entradas, preços e fornecedores, sendo um pilar importante para a sustentabilidade da empresa de serviços.  

Gestão de Recursos Humanos 

Uma das principais funcionalidade do ERP para o setor de serviços é o auxílio na gestão de equipes, evitando ociosidade ou sobrecarga, aumentando a satisfação e a motivação dos seus funcionários.  

Com ele é possível: 

  • Ter o controle de horas trabalhadas;
  • Gerir a folha de pagamento;
  • Avaliar o desempenho, o desenvolvimento de habilidades e a produtividade de cada profissional e da equipe como um todo;
  • Verificar a disponibilidade de cada profissional;
  • Controlar a alocação dos colaboradores em projetos e contratos específicos. 

Controle Financeiro 

O ERP para prestadores de serviços automatiza os processos administrativos e financeiros da sua empresa, como: 

  • Faturamento;
  • Cobrança;
  • Gestão de despesas;
  • Gestão de contas a pagar e a receber;
  • Controle de atividades e obrigações; 
  • Conciliação;
  • Emissão de notas fiscais de forma rápida, segura e descomplicada;
  • Calcular e recolher impostos devidos;
  • Gerar e enviar arquivos e declarações exigidos pela Receita Federal, como o SPED Fiscal, o SPED Contribuições, o SPED Contábil, o EFD-Reinf e o DCTFWeb.  

Além disso, é possível gerar relatórios gerenciais financeiros gerais e segmentados para servirem como suporte na tomada de decisões. 

Business Intelligence  

O BI (Business Intelligence) é uma funcionalidade que permite que os gestores criem relatórios pontuais e precisos que permitam a extração e a visualização de informações estratégicas para a tomada de decisões mais acertadas.  

Com o sistema para prestadores de serviços é possível produzir gráficos, tabelas, painéis, relatórios personalizados e aplicar técnicas de análise de dados para obter insights importantes para a gestão do seu negócio. 

Benefícios do ERP para empresas de prestação de serviços 

Ao aderir ao uso de um ERP, as empresas de prestação de serviços estão escolhendo otimizar tempo e recursos, além de tornar a gestão e a organização de processos mais fácil, ágil e eficiente.  

Um bom software de gestão ajuda a encontrar gargalos e oportunidades de melhorar a administração da empresa e dos funcionários, assim como o desempenho do seu negócio. 

Portanto, um ERP oferece os seguintes benefícios:  

  • Maior eficiência operacional: automatização de tarefas repetitivas, redução de erros e eliminação de processos manuais. 
  • Melhor gestão de recursos: alocação otimizada de recursos, aumento da produtividade da equipe e redução de desperdícios. 
  • Tomada de decisão informada: acompanhamento e acesso a dados e fluxos em tempo real e insights detalhados para apoiar decisões estratégicas. 
  • Melhor experiência do cliente: melhoria na qualidade dos serviços prestados, resposta mais rápida às demandas dos clientes e maior satisfação. 
  • Compliance: cumprimento de regulamentações e padrões do setor, garantindo conformidade legal. 

Sinais de que a sua empresa precisa de um ERP 

Todas as empresas do setor de serviços podem se beneficiar de um ERP, mas alguns sinais podem indicar mais claramente que seu negócio precisa deste tipo de software com mais urgência, como:  

  • Dificuldade em acompanhar o crescimento e a complexidade das operações; 
  • Falta de integração entre diferentes sistemas e departamentos; 
  • Erros frequentes nos processos de faturamento e contabilidade; 
  • Desafios na gestão de projetos, como prazos não cumpridos e orçamentos estourados; 
  • Dificuldade em atender às expectativas dos clientes e manter a competitividade no mercado. 

Como escolher um ERP para serviços? 

Ao escolher um ERP, é essencial considerar as necessidades específicas da sua empresa, bem como a reputação e a experiência do fornecedor do software.  

Além disso, é necessário levar em consideração os seguintes aspectos: 

Escalabilidade 

Certifique-se de que o ERP escolhido pode crescer conforme as necessidades da sua empresa. 

Personalização 

Verifique se o sistema pode ser adaptado para atender aos processos e fluxos de trabalho exclusivos da sua empresa. 

Facilidade de uso 

Escolha um ERP com uma interface intuitiva, que permita a integração com outras ferramentas e que seja fácil de usar, para garantir a adoção rápida por parte dos usuários. 

Suporte e treinamento 

Avalie os serviços de suporte, atualização e treinamento oferecidos pelo fornecedor para garantir uma implementação bem-sucedida. 

Custo-benefício 

Analise o custo total de propriedade (CTO) do ERP, incluindo licenciamento, implementação e manutenção, em relação aos benefícios que ele proporcionará à sua empresa. 

SAP Business One para prestadores de serviços 

O SAP Business One é uma ferramenta completa para aumentar a eficiência e reduzir custos do setor de serviços. O ERP da SAP oferece: 

  • 100% de cobertura fiscal, contabilidade digital e agilidade para entregar as obrigações fiscais dentro do prazo 
  • Processos altamente integrados  
  • Personalização/customização de acordo com necessidades do usuário 
  • Gestão de projetos 
  • Gestão de contratos 
  • Redução de erros  
  • Redução de 92% no tempo de faturamento dos contratos e em 50% no tempo de cobrança dos serviços 
  • Gestão de Recursos Humanos
  • Dashboards e KPIs em tempo real 

Com uma interface intuitiva e fácil de usar, o SAP Business One oferece uma experiência de usuário superior, garantindo uma rápida adoção por parte dos funcionários.  

Além disso, a velocidade da implementação e a qualidade do suporte garantem uma transição suave para a nova plataforma.  

O SAP Business One conta com camada gerencial através de KPIs e Dashboards e automação do processo de reembolso de despesas. 

Cases de sucesso com o SAP Business One no setor de serviços 

Grupo Flow  

O Grupo Flow é um hub de conteúdo audiovisual brasileiro que se destaca pela produção de podcasts, vídeos e outros formatos de conteúdo digital. 

Por ter tido um rápido crescimento, o Flow sentiu a necessidade de adotar um ERP de ponta para enfrentar uma série de desafios de gestão, como: 

  • Controle baseado em planilhas;
  • Sistema de CRM não integrado aos fluxos de trabalho;
  • Desperdício de tempo, ocorrência de erros e inconsistências nos dados. 

Com a implementação do ERP SAP Business One, o CFO Bruno Rissi relata impactos significativos na gestão da empresa, incluindo: 

  • Mais segurança nas informações obtidas;
  • Maior integração entre as áreas financeira, contábil e fiscal;  
  • Mais agilidade no acesso à informação para a tomada de decisões. 

Nova Energia  

Comercializadora de energia, a Nova Energia decidiu implementar o ERP SAP Business One para melhorar a gestão contábil, fiscal, financeira e principalmente aumentar a eficiência do processo de faturamento dos boletos, evitando atrasos nos recebimentos. 

Com a implementação do ERP da SAP, a empresa também conseguiu integrar os departamentos, desde a contabilidade até a expedição dos pedidos.  

Por meio de indicadores de gestão e informações confiáveis, seus gestores sentem que a empresa está pronta para crescer ainda mais no mercado livre de energia.