Gestão de Contratos: etapas, importância e como realizar com eficiência

Administrar contratos com fornecedores e parceiros ainda é um processo lento e burocrático para muitas empresas. Em um cenário no qual a agilidade se torna crucial, fica evidente a importância de se investir em uma gestão de contratos inteligente. 

Para otimizar o desempenho da empresa e mitigar riscos, é necessário que os gestores estabeleçam processos ágeis para criação, execução e gerenciamento dos contratos durante todo o seu ciclo de vida. 

Neste conteúdo, exploraremos o que é a gestão de contratos, suas funções e passos para realizar esse gerenciamento de forma eficiente, incluindo a automação através de soluções tecnológicas. 

O que é a gestão de contratos? 

A gestão de contratos é o processo pelo qual uma empresa gerencia todas as etapas do ciclo de vida de seus contratos, desde a criação e negociação até a execução, monitoramento e renovação.  

Ela envolve a administração de obrigações, direitos e termos contratuais para garantir o cumprimento de acordos e minimizar riscos. 

O controle de contratos é algo benéfico que impacta todos os setores da empresa. Sem ele, é comum que as organizações cometam erros em relação a entregas já firmadas ou a contratos que ainda serão fechados. 

Quais são as funções da gestão de contratos? 

Criação e negociação  

A primeira função é a criação de contratos claros, completos e juridicamente sólidos.  

Isso inclui a definição de termos e condições que atendam aos interesses de ambas as partes, bem como a negociação desses termos para alcançar um acordo mutuamente benéfico. 

Execução e monitoramento  

Uma vez que um contrato é assinado, ele precisa ser executado conforme as cláusulas acordadas. A gestão de contratos envolve o monitoramento contínuo do cumprimento das obrigações contratuais por todas as partes envolvidas. 

Renovação e encerramento 

Quando um contrato está próximo do vencimento, é importante iniciar o processo de renovação ou encerramento. Isso pode envolver a renegociação de termos, a extensão do contrato ou o encerramento formal do acordo. 

Gestão de riscos 

A identificação e mitigação de riscos contratuais são fundamentais para a gestão eficaz de contratos. Isso inclui riscos relacionados a prazos, desempenho, custos, conformidade regulatória, entre outros. 

Armazenamento e organização de documentos 

A gestão de contratos também abrange a organização e o armazenamento eficientes de todos os documentos relacionados aos contratos, incluindo versões assinadas, emendas, correspondências e registros de comunicação. 

Benefícios da gestão de contratos 

A implementação de uma sólida gestão de contratos pode trazer uma série de vantagens para as empresas: 

Redução de custos 

Uma gestão eficiente de contratos pode ajudar a evitar multas, penalidades e litígios decorrentes do não cumprimento de obrigações contratuais, resultando em economias significativas. 

Melhoria da eficiência operacional 

Automatizar processos relacionados a contratos pode reduzir a carga de trabalho administrativo e acelerar o ciclo de vida do contrato, liberando tempo e recursos para outras atividades estratégicas. 

Minimização de riscos 

Identificar e gerenciar proativamente os riscos contratuais pode ajudar a evitar disputas legais e proteger a empresa de perdas financeiras e danos à reputação. 

Aprimoramento da conformidade regulatória 

Uma gestão de contratos robusta pode garantir que todos os contratos estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis, reduzindo o risco de sanções legais. 

Melhoria nas relações com clientes e fornecedores 

Contratos bem gerenciados promovem transparência, confiança e cooperação entre as partes envolvidas, fortalecendo os relacionamentos comerciais. 

5 passos para fazer uma gestão de contratos eficiente 

1. Avaliação de necessidades 

Antes de iniciar o processo, é essencial identificar as necessidades e objetivos da empresa, bem como os riscos associados aos contratos existentes e potenciais. 

2. Padronização de processos 

Estabelecer modelos de contrato, procedimentos de negociação e critérios de avaliação pode promover a consistência e eficiência na gestão de contratos. 

3. Implementação de tecnologia 

Utilizar software de gestão pode simplificar e automatizar tarefas, como criação de contratos, controle de prazos e notificação de renovações. 

Uma ferramenta confiável não só oferecerá recursos avançados para facilitar a rotina dos profissionais envolvidos na gestão contratual, mas também garantirá a conformidade com as normas e regulamentações vigentes. 

4. Monitoramento contínuo 

É importante desenvolver uma cultura de acompanhar regularmente o desempenho e o cumprimento dos contratos, identificando e abordando quaisquer problemas ou desvios o mais rápido possível. 

5. Aprimoramento contínuo 

A gestão de contratos é um processo interativo. Analisar regularmente os procedimentos existentes e buscar oportunidades de melhoria contínua é fundamental para garantir a eficácia a longo prazo. 

Automação da gestão de contratos 

A automação de contratos é a inserção de um software para gerir os contratos. Ela oferece uma série de vantagens com a finalidade de otimizar e agilizar os processos, como: 

• Redução de erros: automatizar tarefas manuais reduz o risco de erros humanos, garantindo maior precisão e consistência nos processos contratuais. 
• Agilidade: a automação permite que os contratos sejam criados, revisados e assinados de forma mais rápida, acelerando o tempo de comercialização e melhorando a competitividade da empresa. 
• Visibilidade: sistemas de gestão de contratos automatizados oferecem uma visão completa e em tempo real de todos os contratos em andamento, facilitando o monitoramento e o controle. 
• Redução de custos: o sistema de gestão de contratos diminui os custos com gráficas, impressões, cartórios, deslocamento de profissionais para assinatura, envio de documentos pelos Correios, entre outros pontos, uma vez que tudo passa a ser feito de forma online. 
• Conformidade: ao automatizar o acompanhamento de prazos, obrigações e alterações regulatórias, as empresas podem garantir melhor conformidade com as leis e regulamentos. 

Como escolher um sistema de gestão de contratos 

Ao escolher uma ferramenta de automação de contratos, é essencial considerar diversos fatores, como reputação do fornecedor, nível de segurança, usabilidade, integração com outros sistemas e mobilidade.  

A usabilidade desempenha um papel crucial na escolha do sistema de gestão. Uma interface intuitiva e amigável permite que os usuários operem o sistema de forma rápida e eficiente, com facilidade de criar, editar, enviar e receber contratos. 

Além disso, a mobilidade e a disponibilidade de recursos como assinatura digital são aspectos que não podem ser esquecidos. Com uma versão mobile, os profissionais podem acessar e gerenciar contratos em qualquer lugar, proporcionando mais flexibilidade e agilidade às operações. 

A presença de recursos de assinatura digital garante a validade jurídica dos contratos de forma rápida e segura, eliminando a necessidade de papelada e simplificando os processos burocráticos.  

Em suma, ao utilizar um bom sistema de gestão de contratos, as empresas podem otimizar suas políticas de gestão contratual, garantindo eficiência, segurança e conformidade em todas as etapas do ciclo de vida dos contratos. 

O SAP Business One facilita a gestão de contratos da sua empresa 

O SAP Business One é uma solução integrada de gestão empresarial que oferece recursos abrangentes para a administração eficiente de contratos, tornando essa tarefa mais simples. Com o ERP da SAP, as empresas podem: 

• Centralizar informações: Todas as informações relevantes passam a estar centralizadas no mesmo lugar, permitindo que todos os dados e detalhes sejam facilmente acessados pelos colaboradores que precisarem delas. 
• Automatizar processos: Desde a criação até a renovação de contratos, o SAP Business One permite a automação de tarefas, agilizando o fluxo de trabalho e reduzindo erros e o tempo gasto em atividades administrativas. 
• Visibilidade aprimorada: A integração oferece maior visibilidade sobre os contratos em vigor. Isso ajuda as empresas a acompanharem o status de cada contrato, a identificarem quais estão chegando ao fim e a tomarem medidas preventivas. 
• Análise de dados avançada: Com o uso do sistema, as empresas podem identificar padrões, oportunidades de economia e áreas de risco usando ferramentas de análise de dados avançadas. 

Cases de sucesso na gestão de contratos com SAP

Muitas empresas, de diferentes portes e segmentos, escolhem a ALFA para ajudá-las a gerenciar os contratos e outras áreas do negócio. Confira alguns dos nossos cases de sucesso:

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