O que é ERP? Guia completo sobre sistema de gestão empresarial

Desde simplificar processos complexos até otimizar o fluxo de trabalho, um sistema ERP é a base que sustenta a eficiência e o crescimento sustentável de empresas de todos os tamanhos. 

Contudo, você sabe o que é um sistema ERP e qual é a razão dele ser tão importante para o sucesso de um negócio atualmente? Prepare-se para descobrir tudo o que você precisa saber neste guia completo. 

Vamos entender como um sistema ERP pode revolucionar a maneira como você gerencia seu negócio?

O que é ERP e para que serve?

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que em português significa Planejamento de Recursos Empresariais. Ela define um sistema de gestão que integra e coordena várias áreas operacionais de uma empresa.

Sua função primordial é aumentar a eficiência e a confiabilidade das informações ao centralizar todos os processos em um único sistema.

O ERP otimiza operações ao automatizar tarefas, sincronizar atividades entre diferentes departamentos e consolidar dados em uma plataforma unificada. 

Isso permite que os gestores tenham uma visão abrangente do negócio, facilitando a tomada de decisões informadas. Por exemplo:

• O departamento de vendas gera pedidos que são automaticamente transformados em ordens de produção; 
• O setor de produção pode então requisitar materiais através do mesmo sistema, enquanto os operadores registram o progresso da produção em tempo real;
• Posteriormente, os pedidos são conferidos no departamento de expedição e faturados, tudo dentro da mesma plataforma.

Em resumo, um ERP proporciona uma gestão mais ágil e confiável, substituindo sistemas isolados por uma solução integrada que promove a eficiência operacional e a tomada de decisões estratégicas.

Como funciona um sistema ERP?

Um ERP funciona como uma solução unificada para coordenar e processar as diversas operações de uma empresa. Ao contrário da abordagem fragmentada de múltiplos softwares, o ERP centraliza todas as informações, eliminando a necessidade de alternar entre diferentes programas.

Ao organizar e consolidar dados financeiros, de suprimentos e de recursos humanos em uma estrutura robusta, o ERP simplifica as operações diárias de todos os departamentos. 

Ele oferece flexibilidade para adaptar-se às necessidades específicas de cada empresa, permitindo a integração de módulos personalizados conforme necessário.

Algumas características essenciais dos sistemas ERP incluem:

– Integração eficiente entre diversas áreas;

– Adaptabilidade a diferentes modelos de negócio;

– Centralização do fluxo de informações;

– Automação de processos;

– Disponibilidade de dados em tempo real para tomada de decisões ágeis.

De modo geral, o sistema ERP oferece uma abordagem coesa e eficiente para a gestão empresarial, simplificando a operação e promovendo uma análise de dados mais precisa e oportuna.

Qual é a relação entre ERP e a segurança de dados?

A interconexão entre um sistema ERP e a segurança dos dados é crucial para as operações eficazes e a salvaguarda das informações. 

Esta relação não só influencia diretamente a eficiência operacional, mas também desempenha um papel vital na proteção da reputação da empresa e na manutenção da competitividade.

O investimento em soluções de segurança cibernética é cada vez mais essencial, refletido pelo crescimento contínuo do mercado global, projetado para atingir valores significativos nos próximos anos. 

A transição para ambientes de computação em nuvem, onde muitos sistemas ERP operam, oferece uma camada adicional de segurança devido aos seus protocolos de proteção robustos.

Dentro desse contexto, várias ferramentas e medidas são empregadas para reforçar a segurança dos dados:

1. Criptografia

A codificação das informações protege contra acessos não autorizados, oferecendo uma camada adicional de segurança, especialmente quando implementada com protocolos avançados.

2. Firewalls

Estes monitoram e controlam o tráfego de dados entre o ERP e seus usuários, detectando e bloqueando atividades maliciosas, sem comprometer a funcionalidade do sistema.

3. Controle de Acesso

Restringir o acesso aos dados garante que apenas usuários autorizados possam visualizá-los, reduzindo o risco de violações. Implantação de links dedicados pode ser uma opção adicional para restringir o acesso não autorizado aos arquivos compartilhados.

Em resumo, implantar um sistema ERP não é apenas uma questão de melhorar a eficiência operacional, mas também de proteger os dados corporativos. 

Ao implementar medidas de segurança como criptografia, firewalls e controle de acesso, as empresas podem mitigar as vulnerabilidades e impedir a exploração maliciosa por parte de terceiros.

Quais são os principais módulos do ERP?

Um sistema ERP é composto por diversos módulos que podem ser configurados conforme as necessidades específicas de uma empresa. Acompanhe abaixo.

Estoque

Este módulo oferece um controle detalhado sobre a entrada e saída de mercadorias, permitindo uma gestão eficaz dos saldos, movimentações, transferências, devoluções e inventários dos produtos armazenados pela empresa.

Faturamento

Responsável pela emissão de documentos fiscais, como notas fiscais eletrônicas, boletos bancários, duplicatas e recibos. Além disso, este módulo também gerencia os tributos e as retenções fiscais, garantindo conformidade com a legislação vigente.

Financeiro

Este módulo oferece um conjunto de ferramentas para o controle das finanças da empresa, incluindo gestão de contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, planejamento orçamentário, conciliação bancária e emissão de relatórios gerenciais.

Fiscal

O módulo fiscal é responsável pelo gerenciamento das obrigações fiscais e tributárias da empresa, incluindo o cálculo e recolhimento dos impostos federais, estaduais e municipais, emissão e envio das declarações acessórias, além da apuração do regime tributário.

Produção

Este módulo é essencial para o controle dos processos produtivos da empresa. Ele abrange desde a definição dos produtos e componentes até a elaboração das ordens de produção, programação da capacidade produtiva, controle da qualidade e apontamento da produção.

Compras

Gerencia todo o planejamento de compras da empresa, desde a cotação de preços, emissão de pedidos, controle de estoque até o recebimento de mercadorias e o pagamento aos fornecedores.

Gerenciamento de Projetos

Este módulo é responsável pelo planejamento, execução e monitoramento dos projetos realizados pela empresa, abrangendo desde o lançamento de novos produtos ou serviços até a expansão para novos mercados.

Recursos Humanos

O módulo de RH engloba uma variedade de processos relacionados à gestão de pessoas na empresa. 

Isso inclui o cadastro de funcionários, folha de pagamento, benefícios, encargos sociais e trabalhistas, controle de ponto, recrutamento e seleção, avaliação de desempenho, treinamento e desenvolvimento, bem como questões relacionadas à medicina e segurança do trabalho.

Em resumo, cada um desses módulos pode ser personalizado para atender às necessidades específicas de cada organização, proporcionando uma solução completa e adaptável às demandas do negócio.

Como o software de gestão é dividido?

O sistema de gestão é estruturado em três fases, conforme destacamos abaixo.

Apresentação

Esta etapa proporciona acesso ao sistema por meio de formulários interativos, permitindo o preenchimento de dados pelos usuários. Além disso, ela estabelece a comunicação com a camada de processamento lógico para transmitir as informações necessárias.

Processamento lógico

Nesta segunda fase, os dados coletados são processados e integrados aos diferentes módulos do sistema ERP. Aqui, a resposta às solicitações dos usuários é gerada, bem como o armazenamento das informações, atualizações e demais operações lógicas.

Armazenagem

Já o armazenamento dos arquivos é realizado nesta fase final, em um banco de dados centralizado. Dali em diante, os dados sempre podem ser acessados. 

Além disso, muitas vezes é possível exportar os dados para formatos como PDF ou enviá-los para armazenamento em nuvem.

Quais são os principais benefícios de um sistema ERP?

Explicaremos a seguir diversos motivos pelos quais o sistema ERP está ganhando cada vez mais destaque entre as empresas. Acompanhe.

Otimização de processos

Ao implementar um sistema integrado, a empresa pode otimizar seus processos de maneira significativa. A centralização automatizada reduz a chance de erros e agiliza operações.

Indicadores de desempenho e dashboards

Com a centralização das informações, é possível criar indicadores de desempenho e painéis com percepções sobre diversos setores da empresa. Essa visualização facilita o planejamento futuro e a definição de prazos para atender às demandas dos clientes.

A empresa permanece atualizada

Diferentemente de documentos físicos ou planilhas dispersas, o ERP centraliza todas as informações em um único banco de dados atualizado. 

Isso elimina retrabalho, reduz erros humanos por meio de validações e fornece dados confiáveis para embasar decisões estratégicas.

Aumento da produtividade

Com processos otimizados e dados confiáveis, é natural que a produtividade geral da empresa aumente. O sistema reduz o retrabalho, identifica e resolve gargalos e permite avaliar o desempenho de colaboradores e máquinas.

Cumprir prazos

Ao controlar compras, estoque e produção, o ERP possibilita uma programação precisa, garantindo o cumprimento dos prazos acordados com os clientes. Isso contribui para a satisfação do cliente e evita frustrações.

Escalabilidade

O sistema de gestão integrado também permite que a empresa cresça de forma sustentável, sem comprometer a qualidade ou eficiência dos processos. 

Adaptando-se às novas demandas e necessidades do negócio, oferece recursos e funcionalidades adequados ao porte e segmento da empresa, garantindo sua capacidade de expansão.

Acompanhamento das vendas

Outro benefício importante é que o sistema ERP permite o monitoramento contínuo do desempenho das vendas e dos produtos mais populares. 

Sendo assim, ele automatiza o registro das vendas e atualiza o estoque em tempo real, evita erros e falhas nas negociações, garantindo uma gestão mais eficaz e proativa.

Gestão de pessoas

Reduzindo o tempo dedicado a tarefas administrativas, o ERP aumenta a produtividade e eficiência da equipe. Isso permite que os profissionais se concentrem em atividades estratégicas. 

Além disso, possibilita que eles promovam a valorização dos colaboradores, mediante planos de carreira e programas de capacitação.

Redução de erros

Conforme já explicamos anteriormente, a integração proporcionada pelo sistema evita falhas na comunicação e nos dados, eliminando duplicidade de cadastros e garantindo a consistência das informações. 

Por exemplo, dados de pedidos de vendas são automaticamente utilizados para emissão de notas e boletos, reduzindo a possibilidade de erros e retrabalho.

Integração entre áreas e sistemas

Ao integrar dados provenientes de diferentes áreas e sistemas da empresa, o ERP facilita a comunicação entre os departamentos. 

Essa integração proporciona um acesso ágil e exato às informações pertinentes para a tomada de decisões, promovendo, assim, uma gestão mais unificada e eficiente.

Transparência e segurança

Ao centralizar os dados corporativos em um único local, o software ERP garante transparência nos processos organizacionais. 

Por meio de dashboards, os usuários podem monitorar as atividades de cada setor, enquanto o armazenamento na nuvem oferece uma camada adicional de segurança, com sistemas robustos de proteção de dados.

Quais são os problemas comuns que podem ser solucionados com um sistema ERP?

Desafios como controle de estoque ineficiente, perdas na produção e dificuldades no planejamento são recorrentes. Muitas vezes, as empresas lutam para acompanhar o que está em estoque ou para identificar os materiais utilizados na produção. 

Isso pode resultar em falta de produtos acabados quando necessário ou excesso de estoque de matéria-prima, afetando diretamente a eficiência e lucratividade da empresa.

Além disso, problemas na qualidade dos produtos podem surgir devido a dificuldades em identificar não conformidades ou em garantir a qualidade das matérias-primas. 

Essas questões não apenas afetam a reputação da empresa, mas também podem resultar em custos adicionais para corrigir falhas ou substituir materiais inadequados.

O sistema ERP também pode ser útil durante a programação da produção, pois também apresenta desafios, como dificuldade em definir prazos realistas ou lidar com gargalos no processo produtivo. 

Isso pode levar a atrasos na entrega e insatisfação dos clientes, além de impactar negativamente os custos operacionais da empresa.

Como saber se a empresa precisa de um sistema ERP?

Identificar a necessidade de um sistema ERP em uma empresa pode ser evidente quando há recorrência dos problemas citados acima. 

Portanto, se a sua empresa luta para acompanhar o estoque ou identificar os materiais utilizados na produção, isso pode resultar em falta de produtos acabados quando necessário ou excesso de matéria-prima em estoque, afetando diretamente sua eficiência e lucratividade.

Outro sinal de alerta é a presença de problemas na qualidade dos produtos devido à dificuldade em identificar não conformidades ou garantir a qualidade das matérias-primas. 

Esses problemas não apenas afetam a reputação da empresa, mas também podem gerar custos adicionais para corrigir falhas ou substituir materiais inadequados.

Resumidamente, quando uma empresa percebe esses padrões de desafios recorrentes em seus processos, é um indicativo claro de que pode ser o momento de considerar a implementação de um sistema ERP para melhorar a gestão e eficiência operacional, garantindo sua competitividade no mercado.

É possível personalizar um sistema ERP?

Sim, tudo em um ERP pode ser personalizado. Afinal, esse sistema é originalmente adaptável para atender demandas específicas de cada setor. 

Além disso, conforme destacamos antes, o ERP é composto por módulos que se ajustam às demandas organizacionais.

Implementação do sistema ERP: 5 passos

Antes de iniciar a jornada rumo à implementação do ERP, é essencial estabelecer uma sólida estratégia inicial. Sendo assim, confira abaixo quais são os 5 passos essenciais para a implementação do sistema ERP.

1. Definição do projeto

Antes de implementar o ERP, é crucial planejar cuidadosamente e escolher ferramentas adequadas ao seu ramo de negócios. 

Nesse caso, o primeiro passo é planejar todas as etapas da implementação do sistema, migrar dados e conferir quais serão os backups necessários para começar esse processo. 

2. Escolha da equipe de acompanhamento

O segundo passo é montar uma equipe especializada para acompanhar a implementação. Indique colaboradores de diferentes áreas para garantir que as necessidades internas sejam compreendidas pelo fornecedor do ERP.

3. Gestão ativa do projeto

Acompanhe de perto o processo de implementação. Lembre-se de que o sucesso depende de detalhes e feedbacks constantes, garantindo assim que qualquer problema seja corrigido a tempo.

4. Análise sobre o impacto no negócio

Analise como o ERP afetará as atividades da empresa e identifique áreas onde mudanças nos processos internos podem ser necessárias para aproveitar ao máximo a tecnologia oferecida pelo sistema.

5. Treinamento para a equipe

Por fim, garanta que toda a equipe receba treinamento adequado para utilizar o novo sistema. Um treinamento eficaz é crucial para evitar dificuldades de uso e possíveis falhas no projeto, exigindo uma capacitação completa fornecida pelo próprio provedor do ERP.

Qual é a diferença entre ERP on-premise e cloud?

O ERP pode ser adquirido de duas formas: cloud ou on-premise. Na opção on-premise, o sistema é instalado nos servidores da empresa, exigindo uma equipe interna para manutenção e personalização. Isso pode ser caro e menos adequado para organizações com recursos limitados.

Já o ERP cloud armazena dados de forma segura em um ambiente virtual, oferecendo flexibilidade e escalabilidade. Os custos são reduzidos, pois são pagos conforme o uso das funcionalidades necessárias.

O ERP e o CRM são sistemas diferentes?

O ERP e o CRM são sistemas diferentes, mas complementares, na gestão empresarial. Enquanto o ERP se concentra nas operações internas, como finanças e estoque, o CRM está ligado ao relacionamento com o cliente e ao processo de vendas.

Além disso, o sistema ERP trata das tarefas administrativas essenciais, como emissão de notas fiscais e controle financeiro. O CRM acompanha a jornada do cliente, visando a retenção e fidelização.

Ambas são plataformas de gestão que automatizam processos e buscam otimizar operações, incluindo ações de marketing e ciclo de vendas.

Integrar esses sistemas pode trazer benefícios significativos para a organização, melhorando tanto a eficiência operacional quanto o relacionamento com os clientes, resultando em crescimento do negócio.

ERP e MRP: o que muda?

Enquanto o MRP foi eficaz por um tempo, o ERP surgiu posteriormente, incorporando muitos dos princípios do MRP. Atualmente, o MRP faz parte do ERP.

O MRP é uma abordagem ou sistema de gestão de materiais e recursos na indústria, incluindo controle de estoque, mão de obra e análise de produtividade. 

No entanto, o ERP oferece uma solução mais abrangente e integrada, automatizando e otimizando esses processos, além de fornecer uma variedade de outros recursos em uma única plataforma.

Qual é a diferença entre ERP e SAP?

Enquanto a sigla ERP se refere ao sistema de gestão empresarial, a SAP é uma das maiores empresas fornecedoras de softwares do mundo.

Fundada na Alemanha em 1972, a SAP foi pioneira no mercado de softwares de gestão empresarial, definindo o padrão de ERPs ao redor do mundo.

Ao longo dos anos, a empresa se tornou sinônimo de excelência em tecnologia, com soluções adotadas por organizações de todos os portes e setores. 

Atualmente, o SAP Business One e o S/4HANA Cloud Public Edition estão entre os principais ERPs da SAP. Eles se destacam pela sua abrangência e eficácia na integração de processos empresariais. 

Sua estrutura modular permite uma adaptação flexível às necessidades específicas de cada cliente, tornando-o uma escolha confiável para otimização de operações e tomada de decisões estratégicas.

Esses sistemas, apesar de variarem em termos de funcionalidades e interface, compartilham o objetivo fundamental de integrar e gerenciar eficientemente os recursos e processos de uma organização.

SAP Business One: o ERP nº 1 para pequenas e médias empresas

Em suma, agora você já sabe o que é um sistema ERP e o quanto essa ferramenta é essencial para empresas que buscam eficiência.

Ao integrar diversas áreas operacionais em uma única plataforma, o ERP otimiza processos, automatiza tarefas e centraliza informações, proporcionando uma visão abrangente do negócio e facilitando a tomada de decisões estratégicas.

A escolha entre sistemas on-premise e cloud, a personalização dos módulos e a implementação cuidadosa são fatores cruciais para o sucesso do ERP na empresa. Além disso, conforme mostramos neste conteúdo, a integração com outras ferramentas, como o CRM, pode potencializar os resultados e aprimorar o relacionamento com os clientes.

Se sua empresa enfrenta desafios como controle de estoque ineficiente, perdas na produção, dificuldades no planejamento ou falhas na comunicação entre departamentos, um sistema ERP pode ser a solução. Ao investir nessa tecnologia, você estará investindo no futuro do seu negócio, garantindo maior eficiência, produtividade e sucesso a longo prazo.

Não deixe sua empresa ficar para trás. Invista em um sistema ERP confiável como o SAP Business One para simplificar suas operações. Fale com um de nossos especialistas!

Como contratar um sistema de gestão?

Para obter um maior aproveitamento do sistema de gestão adotado, bem como realizar todo o processo de implantação e suporte é necessário contratar uma consultoria especializada no assunto, como a ALFA Sistemas de Gestão.

As consultorias são a “ponte” entre a fornecedora de software e a empresa que contratar o ERP.

Portanto, é função de uma consultoria em sistema de gestão:

• Identificar os problemas de uma empresa;
• Desenhar um escopo que atende todas as necessidades de gestão;
• Implantar o sistema, incluindo a realização das parametrizações, customizações, etc;
• Treinamento dos usuários;
• Suporte e atualizações.

Localizada em São Paulo a ALFA Sistema de Gestão é uma consultoria especializada em sistemas de gestão e parceira oficial da SAP no Brasil, para comercialização, implantação e treinamento do SAP Business One.

Há mais de 20 anos no mercado, a consultoria ALFA possui mais de 500 projetos entregues e um vasto portfólio de clientes de renome, como: BBCE, Nova Energia, Replace Consultoria, Netell Internet, Boven, Zipp, Duxteno, Hairam. General Injection, Coelbra, Impecável, Sono Quality, entre outros.