Open to Buy (OTB): como calcular, importância e integração ao ERP
O planejamento de compras é uma etapa determinante para o lucro e competitividade de empresas do varejo. Neste processo, ferramentas como o Open to Buy (OTB) ajudam a eliminar erros e aumentar a eficiência.
Fundamental para o cumprimento dos objetivos do negócio, a área de compras precisa analisar diariamente centenas de dados, negociar com fornecedores, comprar mercadorias na quantidade correta e garantir que os estoques estejam adequados.
Neste artigo, você verá a importância do Open to Buy neste processo, como calculá-lo e como integrá-lo ao ERP. Boa leitura!
O que é Open to Buy?
No varejo, Open to Buy ou OTB se refere ao cálculo do orçamento disponível para que o departamento de compras adquira novos produtos ou insumos. Ele é definido com base nas metas de vendas, objetivos do negócio, estoque atual e previsões de demanda.
O OTB é um processo que faz parte do planejamento de compras, sendo importante para a gestão do fluxo de caixa e o controle de estoque de uma loja ou rede de lojas.
Com o cálculo feito da maneira apropriada, a varejista evita rupturas de estoque e garante que haja mercadoria suficiente para atender à demanda dos clientes.
Esta estratégia está ligada à Inteligência de negócios, ou Business Intelligence, já que se baseia na análise de dados para tomar decisões mais precisas.
Importância do OTB para o planejamento de compras
O Open to Buy está diretamente ligado ao lucro final da varejista, já que para vender bem é necessário comprar bem.
Antes das vendas, há outros fatores que determinam o sucesso de um negócio, como a gestão de fornecedores, a negociação no processo de compras, a elaboração de um plano de sortimentos e a análise de tendências.
Com isso, o departamento de compras precisa estar alinhado aos objetivos do negócio, à meta de vendas e às necessidades dos consumidores.
O OTB também tem impacto no desempenho dos KPIs, ou seja, indicadores de gestão do varejo. É o caso do GMROI, índice que calcula o retorno sobre o valor gasto em estoque.
Benefícios de implementar o Open to Buy (OTB):
- Aumentar a eficiência do departamento de compras
- Melhorar a gestão dos estoques, minimizando rupturas e excessos
- Evitar inconsistência nos inventários
- Melhorar o fluxo de caixa
- Diminuir remarcações de preço
- Otimizar o sortimento de produtos
- Aumentar as vendas, a lucratividade e a vantagem competitiva
- Garantir o cumprimento dos objetivos do negócio
Como calcular o Open to Buy?
O cálculo do OTB é realizado subtraindo o estoque atual e as vendas planejadas das metas de estoque desejadas. O resultado representa o valor disponível para novas compras de mercadorias.
A fórmula básica para o cálculo do OTB é:
Open to Buy = Metas de Estoque − (Estoque Atual + Vendas Planejadas)
Vale destacar que fórmulas mais avançadas incluem também o Markdown e descontos previstos no período considerado.
Mas cuidado! Calcular o OTB manualmente ou em planilhas é um processo desafiador e suscetível a erros, especialmente para empresas que lidam com diversas lojas e uma grande variedade de produtos.
Se o cálculo do Open to Buy for mal feito, o resultado serão desequilíbrios no estoque e, consequentemente, prejuízos ao caixa e à reputação da empresa varejista.
Felizmente, contar com um bom ERP (sistema integrado de gestão empresarial ou enterprise resource planning) pode evitar dores de cabeça. Explicamos os motivos a seguir.
Por que calcular o Open to Buy no ERP?
Integrar o OTB ao sistema ERP traz uma série de benefícios significativos para os varejistas. Confira:
1. Gestão centralizada de dados
Como vimos, o cálculo do OTB envolve diversas variáveis. Um sistema ERP centraliza todas as informações essenciais do negócio, incluindo histórico de compras e vendas, flutuações de demanda e dados dos clientes.
Dessa forma, integrar o OTB a um sistema de gestão empresarial permite aos varejistas acessar dados atualizados em tempo real.
Assim, o departamento de compras evita erros por não precisar realizar cálculos complexos em planilhas, especialmente se forem necessárias várias planilhas interconectadas.
2. Análise de tendências e previsão de demanda
Com dados precisos e históricos disponíveis no ERP, os varejistas podem realizar análises detalhadas de tendências de mercado e comportamento do consumidor.
Isso permite uma melhor previsão de demanda, ajudando na definição de metas de estoque mais realistas e na alocação de recursos de forma mais eficiente.
Com recursos de BI (Business Intelligence) embutidos ao ERP, a análise dos dados fica ainda mais avançada e precisa.
3. Automatização de processos de compra
Ao integrar o OTB ao ERP, os processos de compra podem ser automatizados com base em regras predefinidas e limites de orçamento estabelecidos pelo Open to Buy.
Isso reduz erros humanos e melhora a eficiência operacional, garantindo que as compras sejam feitas no momento certo e na quantidade adequada.
4. Monitoramento em tempo real
Com acesso a dados atualizados em tempo real, os gestores podem monitorar o desempenho do OTB continuamente.
Isso permite ajustes rápidos às estratégias de compra conforme necessário, maximizando oportunidades de vendas e minimizando o excesso ou ruptura de estoque.
Agora que você já entendeu a importância do OTB e os benefícios de integrá-lo a um sistema de gestão, vamos conhecer o ERP líder do mercado global?
Open to Buy no ERP SAP Business One
O SAP Business One é o ERP para varejo mais completo do mercado. Altamente flexível e escalável, ele se adapta ao tamanho e às necessidades da empresa.
Entre os módulos do SAP B1 estão: gestão financeira; vendas e CRM; compras; estoque e distribuição; planejamento de produção (MRP I e MRP II); e Recursos Humanos.
Além disso, o ERP é potencializado pelo SAP Varejo Inteligente, um módulo de gestão comercial desenvolvido especialmente para as varejistas.
O SAP Varejo Inteligente atende todas as necessidades operacionais e estratégicas do varejo, incluindo:
- Open to Buy
- Árvore Mercadológica (Gestão por Categorias)
- Pedido de compra centralizado
- Transferência de produtos entre lojas
- Remarcação de preço
- Markdown
- Alocação de produtos
- Movimentação de produtos e cobertura de estoque
- Grade de produtos e pack’s (cor e tamanho)
- Agendamento de entrega
- Dashboards e Indicadores de Gestão (margem, giro, cobertura, etc.)
- Ranking de vendas, vendedores, fornecedores, marcas, etc.
- Sugestão de compras e reposição
- Desempenho de produtos por categorias, marcas, coleções, etc.
- Alerta de melhores e piores itens
- Painel de fotos
Com o SAP Business One, o Open to Buy e o planejamento de compras da sua empresa se torna mais inteligente e certeiro.
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